Hiện nay, phần mềm kế toán là một trong những công cụ làm việc tối ưu của các công ty dịch vụ kế toán, tuy nhiên thực tế vẫn còn rất nhiều đơn vị chuyên làm dịch vụ kế toán nhưng vẫn chưa triển khai sử dụng phần mềm kế toán, mà vẫn còn áp dụng công cụ chính là excel hoặc phần mềm không bản quyền nhằm tiết kiệm chi phí, giảm giá dịch vụ để tăng sự cạnh tranh với các đơn vị kế toán khác.
Thế nhưng, rất nhiều chủ doanh nghiệp vẫn đang vô tư sử dụng các đơn vị kế toán này mà không hề biết những rủi ro đáng ngại mà bản thân họ phải chịu, xuất phát từ vấn đề phần mềm không có bản quyền. Những phân tích sau đây sẽ giúp bạn hình dung được cụ thể hơn về vấn đề này:
- Thứ nhất, do đa số các đơn vị dịch vụ kế toán làm sổ sách bằng excel hay phần mềm bẻ khóa, đồng nghĩa với việc là họ không mua bản quyền chính quy, nên dữ liệu chắc chắn sẽ không được an toàn, có thể dễ dàng bị sửa xóa mà không thể truy cứu trách nhiệm. Vấn đề này sẽ trở nên nghiêm trọng trong trường hợp nhân viên kế toán phụ trách nghỉ việc hoặc đổi người khác, dữ liệu kế toán không đồng nhất, không thể hợp lý hóa sẽ dẫn đến hậu quả là các rủi ro về thuế và không dễ tìm cách khắc phục như:
-
- Tăng lợi nhuận, đồng nghĩa với tăng số thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) phải nộp
- Thuế GTGT không được kê khai khấu trừ
- Không chủ động cân đối được số tiền thuế phải nộp hàng tháng/quý/năm
- Vấn đề thứ hai, khi sử dụng excel dữ liệu sẽ không được quản lý tập trung nên việc tổng hợp báo cáo sẽ không thể linh hoạt, nhanh chóng và chính xác được. Hơn nữa, khi xử lý bằng excel, với số lượng lớn dữ liệu qua hàng quý, hàng năm, việc xử lý trong thời gian ngắn để đưa ra báo cáo quản trị chuyên nghiệp là công việc không hề dễ dàng, mất rất nhiều thời gian và công sức.
Chính vì vậy, hầu hết các dịch vụ kế toán chỉ thực hiện các báo cáo thuế, báo cáo tài chính hàng năm mà không làm báo cáo quản trị, từ đó chủ doanh nghiệp hoặc nhà quản lý sẽ gặp khó khăn trong việc nắm bắt được chi tiết tình hình kinh doanh, báo cáo lợi nhuận trên từng sản phẩm/đơn hàng/mặt hàng, báo cáo công nợ phải thu phải chi hoặc tồn kho… như vậy khó có thể tối ưu được tình hình kinh doanh hiệu quả. Ngược lại, khi sử dụng phần mềm (có bản quyền), việc tra cứu kiểm tra và truy xuất dữ liệu có thể thực hiện dễ dàng bất cứ lúc nào, có thể tùy chỉnh mẫu báo cáo để phục vụ theo yêu cầu của nhà quản lý và đảm bảo được sự chính xác của dữ liệu. - Vấn đề thứ ba, các quy định và nghị định của nhà nước luôn có sự thay đổi, luôn cập nhật mới theo quý, theo năm. Thì khi sử dụng excel, phần mềm không có bản quyền, mẫu biểu sẽ không đầy đủ và không cập nhật kịp thời, kế toán viên cũng không nắm chi tiết được các thông tư nghị định mới nhất về thuế. Từ đó cũng sẽ không tận dụng được hết những chính sách hỗ trợ của Nhà nước đối với doanh nghiệp kịp thời, giúp doanh nghiệp giảm số thuế phải nộp hoặc tránh được các rủi ro bị phạt từ cơ quan Thuế.
Sau tất cả các phân tích trên, The Smile tin rằng doanh nghiệp đã hiểu rõ được tầm quan trọng của việc sử dụng phần mềm kế toán có bản quyền, cũng như có đủ thông tin để lựa chọn đơn vị kế toán uy tín và chất lượng. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào về dịch vụ kế toán, hãy liên hệ The Smile và chúng tôi sẵn sàng tư vấn chi tiết cho bạn!
