Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một khía cạnh quan trọng trong hoạt động kế toán của một doanh nghiệp. Trong bài viết này, The Smile mời bạn cùng tìm hiểu về các vấn đề về công việc của kế toán tiền lương thông qua nội dung dưới đây.
1. Công việc của kế toán tiền lương
Kế toán tiền lương là một nhiệm vụ quan trọng trong doanh nghiệp, đòi hỏi sự cẩn trọng, chính xác và tuân thủ quy định. Kế toán tiền lương thường làm các công việc như sau:
- Tính toán lương nhân viên dựa trên hợp đồng lao động, quy định của công ty và luật lao động.
- Kế toán viên phải xây dựng kỳ tính lương với nhiều thông số chi tiết bao gồm loại thu nhập, cách tính giờ làm việc, ngày bắt đầu và kết thúc kỳ lương, cùng với các thông số quan trọng khác để đảm bảo tính lương chính xác.
- Chuẩn bị các hồ sơ liên quan đến tiền lương, bao gồm bảng lương, biên bản nộp thuế, và các tài liệu liên quan.
- Tính toán và phân bổ chính xác các khoản tiền lương, khoản trích bao gồm BHXH, BHYT, BHTN, và chi phí công đoàn vào chi phí sản xuất kinh doanh.
- Thực hiện các hạch toán liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương.
- Lập báo cáo về lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, và KPCĐ thuộc phạm vi trách nhiệm của kế toán. Đồng thời, kế toán tiền lương cũng tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ để đảm bảo rằng các chỉ tiêu đề ra được thực hiện một cách hiệu quả.
- Đảm bảo việc trả lương cho nhân viên đúng hạn và chính xác.
- Kế toán viên phải tính toán và hạch toán các khoản thuế thu nhập cá nhân, BHXH, BHYT, và nghĩa vụ khác theo quy định của nhà nước.
- Thực hiện các báo cáo liên quan đến tiền lương cho quản lý và cơ quan thuế.
- Khi có sự biến động về tỷ giá hối đoái, kế toán viên phải áp dụng tỷ giá mới nhất để đảm bảo tính lương chính xác. Đặc biệt đối với những nhân viên có thu nhập hoặc chi phí liên quan đến ngoại tệ.
Một số công việc của kế toán tiền lương
2. Các loại chứng từ kế toán tiền lương sử dụng
Quá trình quản lý và kế toán tiền lương trong một doanh nghiệp đòi hỏi sự sắp xếp và kiểm soát một loạt các tài liệu quan trọng. Dưới đây là danh sách các loại chứng từ kế toán tiền lương sử dụng trong quá trình này:
- Bảng chấm công: Bảng này đóng vai trò quan trọng trong việc tính toán lương và các khoản trợ cấp dựa trên thời gian làm việc.
- Bảng tạm ứng lương công ty: Đây là tài liệu quản lý việc công ty tạm ứng lương cho nhân viên trong khoảng thời gian cụ thể.
- Phiếu tạm ứng lương nhân viên: Phiếu tạm ứng lương nhân viên ghi chép thông tin về việc nhân viên được tạm ứng lương. Nó bao gồm số tiền tạm ứng và điều kiện thanh toán, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ.
- Bảng thanh toán lương và BHXH: Bảng này ghi rõ số tiền phải trả cho nhân viên cùng với các khoản trích BHXH. Đây là cơ sở để thực hiện các hạch toán liên quan đến lương và bảo hiểm xã hội.
- Bảng kê chi tiết phụ cấp: Bảng kê chi tiết phụ cấp bao gồm thông tin về các khoản phụ cấp mà nhân viên có thể được hưởng, ví dụ như phụ cấp đi lại, phụ cấp ăn trưa.
- Phiếu lương nhân viên: Đây là tài liệu quản lý thông tin chi tiết về lương của từng nhân viên. Phiếu này chứa thông tin về lương cơ bản, các khoản thưởng hoặc trừng phạt, và các khoản trợ cấp.
- Bảng lương thanh toán qua ngân hàng: Bảng lương thanh toán qua ngân hàng liên quan đến việc chuyển tiền lương của nhân viên vào tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp.
- Báo cáo quyết toán thuế thu nhập cá nhân: Dùng để để tính toán và báo cáo số tiền thuế TNCN phải nộp cho cơ quan thuế.
- Sử dụng các biểu mẫu báo cáo về bảo hiểm xã hội: Các biểu mẫu này ghi chép thông tin về đóng BHXH và Bảo hiểm y tế để đảm bảo tuân thủ quy định về bảo hiểm xã hội.
Để quản lý kế toán lương ổn định cần sử dụng một số chứng từ kế toán
3. Cách hạch toán tiền lương
Hạch toán tiền lương là một phần quan trọng trong quá trình kế toán tiền lương doanh nghiệp. Để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định, kế toán viên cần thực hiện theo quy trình kế toán tiền lương sau và tuân thủ Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính:
Bước 1: Xác định chi tiết các khoản lương và phụ cấp
Trước hết, kế toán tiền lương cần xác định chi tiết từng khoản lương và phụ cấp mà doanh nghiệp phải trả cho nhân viên. Các chi phí này bao gồm tiền lương chính, tiền thưởng, tiền lương nghỉ phép, và các khoản phụ cấp cụ thể như phụ cấp ăn trưa, đi lại, và các khoản trợ cấp khác.
Hạch tính tiền lương là một phần quan trọng trong quy trình kế toán tiền lương
Bước 2: Tạo bảng hạch toán tiền lương chi tiết
Sau khi xác định các khoản lương và phụ cấp, kế toán tiền lương cần tạo bảng hạch toán tiền lương chi tiết để ghi nhận các giao dịch liên quan. Dưới đây là bảng hạch toán tiền lương chi tiết dựa trên thông tư quy định:
| Khoản tiền lương và phụ cấp phải trả cho nhân viên | Trong quá trình quản lý tài chính và kế toán của doanh nghiệp, việc ghi chép và quản lý các khoản nợ và tín dụng là một phần quan trọng.
|
| Tiền thưởng trả cho nhân viên | Xác định tiền thưởng cho nhân viên được trích từ quỹ khen thưởng
Tiền thưởng trả cho nhân viên: Nợ TK 334: Tiền thưởng chi trả cho người lao động |
| Tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho nhân viên | Mỗi tháng, bộ phận kế toán sẽ thực hiện việc trích trước tiền lương nghỉ phép cho nhân viên dựa trên kế hoạch.
|
4. Hạch toán các khoản trích theo lương
Hạch toán các khoản trích theo lương là một phần quan trọng của quá trình kế toán tiền lương. Để thực hiện hạch toán này một cách chính xác, kế toán tiền lương cần phải xác định các khoản trích theo lương, tính toán chúng và ghi nhận chúng trong sổ sách. Dưới đây là cách hạch toán các khoản trích theo lương:
4.1 Tỷ lệ trích các khoản theo lương
Trước hết, cần xác định các khoản trích theo lương mà doanh nghiệp phải thực hiện, các khoản này có thể bao gồm:
Quy định về tỷ lệ trích các khoản theo lương
| Các khoản trích theo lương | Trích vào chi phí của doanh nghiệp | Trích vào tiền lương của người lao động | Tổng |
|---|---|---|---|
| Bảo hiểm xã hội | 17.5% | 8% | 25.5% |
| Bảo hiểm y tế (BHYT) | 3% | 1.5% | 4.5% |
| Bảo hiểm thất nghiệp | 1% | 1% | 2% |
| Tổng | 21.5% | 10.5% | 32% |
| Kinh phí công đoàn | 2% | 0% | 2% |
4.2 Khoản trích được tính vào chi phí doanh nghiệp
Các khoản trích theo lương, chẳng hạn như Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, và Bảo hiểm thất nghiệp, thường được tính vào chi phí doanh nghiệp. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải ghi nợ (debit) các tài khoản chi phí tương ứng, ví dụ: Nợ TK 241, 622, 623, 627, 641, 642,… và Có TK 3383,3384, 3386, 3382.
Các khoản trích theo lương BHXH, BHYT, BHTN thường được tính vào chi phí doanh nghiệp
Cách tính các khoản trích chi phí được tính như sau:
Tổng tiền bảo hiểm DN phải nộp = 23,5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm
4.3 Khoản trích được trừ vào lương nhân viên
Các khoản trích theo lương thường được trừ trực tiếp từ lương nhân viên. Sau khi tính toán các khoản trích, doanh nghiệp ghi nợ lương của nhân viên, chẳng hạn:
- Nợ TK 334
- Có TK 3383, 3384, 3385.
Với công thức tính như sau:
Tổng tiền bảo hiểm nhân viên phải nộp = 10,5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm
Các khoản trừ trực tiếp từ lương của nhân viên
5. Hạch toán các khoản giảm trừ vào lương khác
Ngoài các khoản trích bắt buộc, có thể có các khoản giảm trừ vào lương khác như các khoản vay tạm ứng lương, giảm trừ theo quy định của doanh nghiệp.
Cách hạch toán các khoản giảm trừ vào lương khác
5.1 Tạm ứng lương cho nhân viên
Khi thực hiện tạm ứng lương cho các nhân viên, doanh nghiệp ghi Nợ TK 334, và ghi Có tài khoản nguồn tài chính tương ứng (Có TK 111, 112). Khi nhân viên nhận lương chính thức, số tiền tạm ứng sẽ được khấu trừ ra khỏi lương.
Hạch toán tiền tạm ứng lương cho các nhân viên của doanh nghiệp
5.2 Thuế thu nhập cá nhân
Thuế thu nhập cá nhân là một khoản phải nộp theo quy định của pháp luật. Doanh nghiệp phải tính toán TNCN dựa trên thu nhập chịu thuế của từng nhân viên và ghi nhận số tiền TNCN đã nộp cho cơ quan thuế.
Khoản thuế thu nhập cá nhân là khoản phải nộp theo quy định pháp luật
Trường hợp người lao động phát sinh thêm thuế thu nhập cá nhân và mỗi cá nhân phải nộp sẽ được hạch toán (Nợ TK 334 và Có TK 3335). Trong trường hợp doanh nghiệp nộp thuế thu nhập cá nhân thay cho người lao động sẽ được hạch toán như sau:
- Nợ TK 3335
- Có TK 111, 112.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói tại The Smile để việc hoạch toán được thực hiện chính xác và tránh những sai sót. Chúng tôi là một trong số rất ít những công ty được Bộ Tài Chính và Tổng Cục Thuế công nhận đủ tiêu chuẩn hành nghề về dịch vụ kế toán. Vì vậy, bạn có thể hoàn toàn yên tâm sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp của The Smile.
6. Quy định hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương năm 2023
Dưới đây là hướng dẫn về cách hạch toán lương và các khoản trích lương:
6.1 Hạch toán chi trả tiền lương cho nhân viên
Để hạch toán chi trả lương cho nhân viên, kế toán sẽ sử dụng Bảng thanh toán lương chứng từ, thanh toán lương qua ngân hàng hoặc phiếu lương. Công thức tính tiền lương thực trả như sau:
Tiền lương thực trả = (Tiền lương cơ bản + các khoản phụ cấp + thưởng) – Các khoản giảm trừ vào lương (bao gồm tiền thuế thu nhập cá nhân, tiền tạm ứng) – Tiền bảo hiểm phải nộp.
Để hạch toán lương, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Nợ TK 334
- Có TK 111, 112
Một số quy định hạch toán tiền lương và các khoản trích lương năm 2023
6.2 Hạch toán trả lương bằng hàng hóa hoặc sản phẩm
Trong trường hợp phát sinh trả lương cho người lao động bằng hàng hóa hoặc sản phẩm, kế toán cần xuất hóa đơn doanh thu bán hàng nội bộ và làm hạch toán như sau:
- Nợ TK 334
- Có TK 5118, Có TK 3331
Tóm lại, bài viết trên đã tổng hợp về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương cập nhật 2023. Công việc kế toán tiền lương cần sự cẩn trọng và tuân thủ quy định để đảm bảo tính chính xác và đúng hẹn trong việc trả lương cho nhân viên và nộp thuế. Nếu bạn cần tư vấn về dịch vụ kế toán hoặc dịch vụ thành lập doanh nghiệp, hãy liên hệ The Smile để được hỗ trợ sớm nhất nhé.
>>>>Xem thêm: Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng | Quy định & mẫu quyết định
>>>>Xem thêm: Phương pháp chiết khấu dòng tiền: Mô hình & công thức chiết khấu dòng tiền
Công ty dịch vụ kế toán Thesmile
Các dịch vụ tại The Smile:
- Kế toán trọn gói.
- Thành lập doanh nghiệp.
- Rà soát sổ sách Kế toán.
- Lao động – BHXH.
Chúng tôi cung cấp Giải pháp Kế toán – Thuế toàn diện, kiểm soát rủi ro để doanh nghiệp an tâm tăng trưởng. Liên hệ The Smile ngay!
Email: admin@thesmile.vn
Điện thoại: 1900 8888 72
Zalo: 0918 020 040
Văn phòng 1:
LP-03.16 toà Landmark Plus (nội khu Landmark 81), Vinhomes Central Park, 720A Điện Biên Phủ, P.22, Bình Thạnh, TP.HCM
Văn phòng 2:
27 (R4-83) Hưng Gia 1, Phú Mỹ Hưng, P.Tân Phong, Q.7, Tp.HCM
Văn phòng 3:
106/19B Lưu Chí Hiếu, P.Tây Thạnh, Q.Tân Phú, Tp.HCM
