Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gì khi quyết toán thuế?

Để chuẩn bị kỹ lưỡng cho một kỳ quyết toán thuế suôn sẻ, không gặp bất cứ vấn đề nào với Cơ quan thuế như bị thiếu các giấy tờ quan trọng khi thực hiện quyết toán, dẫn đến phải mất thời gian và chi phí để bổ sung, làm lại giấy tờ. Doanh nghiệp cần nắm rõ quy định và chuẩn bị đầy đủ, kỹ càng các loại hồ sơ giấy tờ quyết toán thuế sau. 

Các loại hồ sơ, giấy tờ cần thiết khi quyết toán thuế mà doanh nghiệp cần lưu ý:

1. 1. Sổ kế toán: Dùng để ghi chép, lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh trong kỳ kế toán có liên quan đến doanh nghiệp. Sổ kế toán được sử dụng với mục đích đảm bảo cung cấp minh bạch thông tin về các giao dịch kinh tế đầy đủ, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu khi quyết toán thuế. Trước khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần cân đối phát sinh, công nợ năm thanh kiểm, xuất tất cả sổ cái từ loại 1 đến loại 9 ra excel gửi vào mail bên thuế. Sau đó, thực hiện in toàn bộ sổ sách ra excel đóng quyển và đóng thùng carton mang lên đội kiểm tra thuế hoặc kiểm tại doanh nghiệp tùy theo từng chi cục.
      

• Bảng kê mua vào – bán ra:  Được sử dụng để theo dõi tình hình bán ra, mua vào; đảm bảo chủ doanh nghiệp luôn nắm bắt được tình hình hoạt động của công ty. Đồng thời là căn cứ để lập tờ khai thuế GTGT. Để chuẩn bị cho kỳ quyết toán, doanh nghiệp cần lọc lại tất cả hóa đơn lớn hơn 2 triệu, ghi chú đầy đủ ngày và số tiền được thanh toán trong năm thanh kiểm tra thuế ra excel gội cá năm đó vào cùng 1 file.

• Báo cáo quyết toán TNDN + BCTC năm thanh tra kiểm tra: Trình bày tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp với Cơ quan thuế. Từ đó đưa ra mức thuế phù hợp với doanh nghiệp. Việc cần chuẩn bị khi quyết toán, doanh nghiệp cần in bản mềm của bản lưu trữ sổ sách, in 1 bản riêng gửi Cán bộ thuế bao gồm: Quyết toán TNDN, TNCN, BCTC các năm. Trường hợp DN đã nộp có làm KHBS bổ sung, vẫn phải lưu trữ bản gốc lần nộp đầu để khi hỏi kiểm tra vẫn có số liệu để giải trình.

• Hóa đơn mua vào, bán ra và tờ khai thuế hàng kỳ:  Là cơ sở xác nhận hoạt động mua vào, bán ra của doanh nghiệp, giúp xác định mức thuế thu nhập cần đóng. Để đảm bảo quyết toán không thiếu sót, doanh nghiệp cần chia ra loại hóa đơn theo tờ khai hàng tháng/Quý và theo chứng từ. Sắp thành bộ theo tháng/quý, sắp xếp chứng từ hóa đơn đầu ra – vào theo thứ tự kê khai thuế. Trường hợp rà soát phát hiện mất tờ khai thuế thì làm ngay công văn lên Cơ quan thuế xin sao y trích lục lại. 

• Sổ phụ ngân hàng + ủy nhiệm chi bản gốc: Sổ phụ ngân hàng dùng để liệt kê chi tiết các nghiệp vụ phát sinh nợ của doanh nghiệp, là chứng từ dùng để theo dõi, đối chiếu các nghiệp phụ thực tế phát sinh giữa công ty và ngân hàng.  Kẹp uỷ nhiệm chi vào các hóa đơn lớn hơn 20 triệu để dễ kiếm, để đối chiếu bảng tổng hợp công nợ thanh toán – công nợ khách hàng. Nếu kiểm tra phát hiện Ủy nhiệm chi nào bị mất thì làm công văn lên ngân hàng xin sao y trích lục nếu không kịp có thể lấy giấy báo Nợ + sao kê chi tiết khoanh tròn đánh dấu lại để giải trình và xin bổ sung chứng từ sau.

• Hợp đồng lao động + bản lương (gốc): Doanh nghiệp cần lưu ý các khoản chi lương và phụ cấp theo lương không có trong văn bản sẽ bị loại trừ không được tính vào chi phí hợp lý. Do vậy, khi quyết toán doanh nghiệp cần đảm bảo có đầy đủ: 

– Hợp đồng lao động kẹp chứng minh thư

– Bảng chấm công đầy đủ

– Quyết định tăng lương, và phụ lục hợp đồng lao động

– Quyết toán thuế TNCN đầy đủ

– Ký tá đầy đủ

• Hợp đồng kinh tế dựa trên nguyên tắc tự nguyện, bằng đẳng cùng có lợi, không trái pháp luật, trực tiếp chịu trách nhiệm với tài sản của công ty.  Yêu cầu khi quyết toán: Mỗi công ty là 01 tập liền nhau để dễ tìm kiếm, khi hợp đồng chứng từ nào mất thì liên hệ khách hàng để xin bản sao y lại hoặc bản gốc thì càng tốt

Nhằm giúp công ty tránh việc thiếu sót, tăng hiệu quả làm việc cho doanh nghiệp, việc xây dựng quy trình kế toán chặt chẽ để hạn chế sai sót hoặc sử dụng dịch vụ rà soát sổ sách kế toán của The Smile. Với giải pháp sử dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp Misa giúp hoàn hiện toàn bộ sổ sách kế toán, khắc phục những vấn đề thiếu sót. 

Phát hiện những hàng hóa đã xuất bán ra nhưng chưa có hóa đơn mua vào, những khoản chi phí bị sót, những nghiệp vụ kế toán bị sai. Đồng thời hỗ trợ tư vấn lấy bổ sung những khoản chi phí còn thiếu sót, đồng thời tư vấn hướng khắc phục những nghiệp vụ kế toán sai góp phần giảm thiểu rủi ro khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.