Thủ tục thành lập văn phòng đại diện cần các loại hồ sơ, tài liệu nào?
20/12/2023
11:17 sáng
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện cần các loại hồ sơ, tài liệu nào?
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện yêu cầu hồ sơ và điều kiện như thế nào? Quy trình cũng như các thủ tục thành lập diễn ra có phức tạp hay không? Click ngay để cùng The Smile tìm hiểu chi tiết về các thủ tục khi đăng ký văn phòng đại diện nhé!
Nội dung chính
1. Tại sao doanh nghiệp nên đăng ký văn phòng đại diện?
Thành lập văn phòng đại diện là quá trình thiết lập đơn vị phụ thuộc của công ty tại một địa điểm. Địa điểm này phải khác với trụ sở công ty, nhằm thực hiện các hoạt động giao dịch của công ty.
Đăng ký thành lập văn phòng đại diện
Thành lập văn phòng đại diện được xem như một phương thức để doanh nghiệp có thể tiếp cận được các đối tác mới, khách hàng mới.
2. Điều kiện kiên quyết để thành lập văn phòng đại diện
Để thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện, bạn cần đảm bảo các điều kiện sau:
Văn phòng đại diện chỉ được phép thành lập sau khi công ty đã được thành lập. Vì vậy, không thể song song thực hiện các thủ tục thành lập công ty và thủ tục thành lập văn phòng đại diện cùng một lúc.
Tên của văn phòng đại diện bắt buộc phải bao gồm “tên công ty” kèm theo cụm “Văn phòng đại diện”
Văn phòng đại diện chỉ được phép thực hiện các chức năng giao dịch. Do đó trưởng văn phòng đại diện chỉ được phép ký kết các hợp đồng và đóng dấu (dùng dấu của văn phòng đại diện) đối với các giao dịch nhằm phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện. Ví dụ: Ký hợp đồng thuê cho văn phòng, hợp đồng lao động với nhân sự…
Trưởng văn phòng đại diện không được phép ký hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh.
Địa chỉ của trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (điều kiện tương tự như trụ sở của công ty).
Văn phòng đại diện không được phát sinh các thủ tục với cơ quan thuế, nhưng khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện (khác quận, huyện) vẫn phải thực hiện nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế ở địa chỉ cũ. Vì vậy, doanh nghiệp cũng nên lưu ý việc lựa chọn địa chỉ phù hợp khi thành lập văn phòng, tránh phát sinh thay đổi địa chỉ.
Các điều kiện khi làm thủ tục thành lập văn phòng đại diện
3. Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện theo quy định
Để hoàn tất các thủ tục thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ, hồ sơ sau:
Bản thông báo lập văn phòng đại diện.
Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện (Đối với trường hợp công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên).
Quyết định về thành lập văn phòng đại diện.
Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng (trường hợp người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, chủ sở hữu hoặc thành viên công ty).
01 bản công chứng CMND/CCCD/ Hộ chiếu (còn hiệu lực) của người đứng đầu văn phòng đại diện.
Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người trực tiếp nộp hồ sơ.
01 bản công chứng CMND/CCCD/ Hộ chiếu (còn hiệu lực) của người trực tiếp nộp hồ sơ.
Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
Đối với trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện tại nước ngoài thì cần lưu ý:
Cần thực hiện thủ tục thành lập theo quy định tại đất nước sở tại.
Doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài thì sẽ không cần phải thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận đầu tư ra nước ngoài.
Công ty chỉ cần thực hiện các thủ tục đăng ký giao dịch ngoại hối để chuyển tiền ra nước ngoài cho văn phòng đi vào hoạt động.
Sau khi có giấy phép tại nước ngoài, thì bạn cần nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh( nơi công ty có trụ sở chính) để cập nhật thông tin lên hệ thống Cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
4. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện về cơ bản có 4 bước sau:
Bốn bước trong thủ tục thành lập văn phòng đại diện
4.1 Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ
Để đảm bảo thủ tục thành lập văn phòng đại diện diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện ở mục 3.
4.2 Bước 2: Nộp hồ sơ ở Phòng đăng ký kinh doanh
Nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT (tại địa điểm văn phòng đại diện đặt trụ sở, hoặc nộp online trên hệ thống Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.
Hồ sơ được hoàn thiện nhanh chóng để chuyển cho khách hàng ký và đóng dấu.
4.3 Bước 3: Chờ kết quả kiểm duyệt hồ sơ
Trong thời gian 3 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT sẽ xem xét và duyệt hồ sơ sau đó phản hồi lại kết quả:
Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Văn phòng đại diện sẽ được cấp giấy chứng nhận hoạt động bởi Phòng Đăng ký kinh doanh.
Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT sẽ thông báo đến doanh nghiệp về việc sửa đổi hoặc bổ sung hồ sơ. Bạn sẽ tiến hành nộp lại hồ sơ sau khi đã điều chỉnh và sửa đổi trước đó.
4.4 Bước 4: Nhận giấy phép văn phòng đại diện
Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp trong thời gian sớm nhất.
Trong trường hợp đặc biệt: Doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài, thì sau khi doanh nghiệp được cấp giấy phép hoạt động tại nước ngoài, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia.
4.5 Bước 5: Khắc dấu cho văn phòng đại diện
Bước cuối cùng trong thủ tục thành lập văn phòng đại diện là khắc dấu cho văn phòng đại diện. Điều này nhằm thuận tiện hơn cho việc ký hồ sơ cũng như các giấy tờ khác phục vụ cho hoạt động của văn phòng đại diện.
5. Lưu ý cần biết khi thành lập văn phòng đại diện
Dưới đây là một số lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện mà bạn cần nắm rõ:
Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, các hoạt động của văn phòng đại diện cần có sự ủy quyền của doanh nghiệp nên văn phòng đại diện sẽ không có tư cách pháp nhân.
Nộp thuế môn bài
Nếu trường hợp trụ sở chính đang trong giai đoạn được miễn lệ phí môn bài thì văn phòng đại diện (thành lập trong khoảng thời gian đó) cũng được miễn lệ phí môn bài.
Thông thường, mức lệ phí môn bài của văn phòng đại diện là 1.000.000 đồng/năm. Tuy nhiên, nếu văn phòng đại diện không phát sinh các hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì sẽ không cần phải nộp lệ phí môn bài.
Văn phòng đại diện không có nghĩa vụ nộp thuế môn bài
Nộp thuế thu nhập cá nhân
Văn phòng đại diện có trách nhiệm nộp thuế thu nhập cá nhân, từ phần thu nhập tiền công, tiền lương của nhân viên khi làm việc tại văn phòng.
Đóng bảo hiểm xã hội cho nhân sự
Văn phòng đại diện cần thực hiện đóng bảo hiểm xã hội cho nhân sự làm việc tại văn phòng đại diện hoặc chuyển đến công ty mẹ để đóng bảo hiểm cho nhân sự đều được.
Trên đây là toàn bộ thông tin chi tiết về thủ tục thành lập văn phòng đại diện. Hy vọng qua bài viết này, các bạn có thể nắm được các điều kiện cũng như thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện. Nếu các bạn cần hỗ trợ trong việc làm thủ tục thành lập văn phòng đại diện, Dịch Vụ Thành Lập Công Ty Trọn Gói, Dịch Vụ Kế Toán Thuế thì liên hệ ngay The Smile để được hỗ trợ sớm nhất nhé!
Thành lập công ty trọn gói nhanh chóng cùng The Smile
Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị hỗ trợ các thủ tục trước và sau thành lập công ty, The Smile sẽ là sự lựa chọn phù hợp. Chúng tôi sẽ cung cấp mức giá dịch vụ thành lập công ty trọn góihợp lý cùng quy trình chuyên nghiệp cho bạn. Cùng tìm hiểu ngay nhé.
Lợi ích khi dùng dịch vụ thành lập công ty trọn gói
Khi sử dụng dịch vụ trọn gói tại The Smile, chúng tôi cam kết mang đến những lợi ích sau:
Miễn phí tư vấn cho doanh nghiệp các vấn đề về pháp lý
Miễn phí công chứng giấy tờ
Doanh nghiệp được bàn giao giấy phép tận nơi mà không tốn bất kỳ chi phí nào
Doanh nghiệp được tư vấn các vấn đề về pháp lý, thuế, kế toán thuế
The Smile là đơn vị có trên 16 năm kinh nghiệm (thành lập 06/07/2007) hoạt động chuyên sâu trong lĩnh vực Kế toán – kê khai thuế, có đầy đủ 4 chứng chỉ hành nghề được Bộ Tài chính, Tổng Cục thuế công nhận
Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, chúng tôi đã cung cấp Dịch vụ thành lập doanh nghiệp cũng như hộ kinh doanh nhanh chóng uy tín, cùng với dịch vụ kế toán cho hơn 1000+ doanh nghiệp (ký Hợp đồng dịch vụ trên 3 năm). Ngoài ra nhiều cá nhân, cửa hàng cũng đã sử dụng dịch vụ đăng ký hộ kinh doanh cá thể trọn gói và kế toán cho hộ kinh doanh của chúng tôi.
Prosound Center Vietnam, một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực âm nhạc và thiết bị âm thanh hàng đầu tại Việt Nam. Với hơn 3 năm hợp tác chặt chẽ với The Smile – công ty kế toán thuế uy tín, Prosound Center Vietnam đã trải qua những chặng đường thuế vụ phức tạp và luôn tin tưởng vào sự chuyên nghiệp và hiệu quả của đội ngũ The Smile.
2. Khách hàng: Powerland Vietnam
Powerland Vietnam, một doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ và thiết bị điện tử tại Việt Nam. Đã có một chặng đường đầy thách thức và thành công kéo dài đến 12 năm hợp tác đáng kể giữa Powerland Vietnam và The Smile – một đối tác kế toán đáng tin cậy.
3. Khách hàng: Appvity
Appvity, một doanh nghiệp đang phát triển mạnh mẽ trong lĩnh vực công nghệ và ứng dụng tại Việt Nam. Trải qua 5 năm sử dụng dịch vụ kế toán của The Smile, Appvity đã xây dựng một mối quan hệ đồng hành đáng tin cậy và an tâm.
Chị Lê Thị Lực là chuyên gia tài chính và kế toán có hơn 11 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán thuế, hiện đang đảm nhiệm vai trò Trưởng phòng Kế toán và kiểm soát nội bộ của Công ty The Smile. Với nghiệp vụ vững chắc trong lĩnh vực kế toán thuế, chị Lực đã tư vấn và thực hiện nghiệp vụ kế toán cho rất nhiều doanh nghiệp.
