Việc lập và xuất hóa đơn điện tử có mã, hóa đơn bán hàng là vô cùng quan trọng đối với các chuyên viên kế toán. Vậy, cách xuất hóa đơn điện tử như thế nào? Sử dụng hóa đơn điện tử trên các loại phần mềm kế toán nào an toàn hiện nay? Hãy cùng The Smile tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây. Chúng tôi sẽ bật mí cho quý doanh nghiệp nắm được cách xuất hóa đơn điện tử chi tiết nhất.
Tóm tắt ý chính
- Phần mềm kế toán thông dụng phải kể đến là: Misa Meinvoice, Viettel Vinvoice,…Quy trình xuất hóa đơn điện tử cho khách sẽ tùy theo từng phần mềm.
- Thời điểm nên xuất hóa đơn điện tử là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
- Quy định xuất hóa đơn điện tử theo thông tư 78/2021, nghị định 123 kèm theo Một số lưu ý khi xuất hóa đơn cho khách hàng như Tên in trên phiếu, Ký hiệu mẫu số hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn điện tử.
Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử trên các phần mềm kế toán thông dụng
Theo thông tư 78, cách xuất hóa đơn điện tử từ máy tính chi tiết như sau:
Xuất từng hóa đơn điện tử
Kế toán, cá nhân kinh doanh có thể thực hành phát hành/xuất từng hóa đơn điện tử theo 1 trong 2 cách dưới đây:
Bước 1: Chọn hóa đơn cần xuất:
- Truy cập vào danh sách hóa đơn và thiết lập tiêu chí tìm kiếm.
- Đánh dấu chọn hóa đơn muốn xuất và nhấn “Phát hành”.
Bước 2: Gửi thông tin hóa đơn:
- Nếu muốn gửi tự động thông tin hóa đơn cho khách hàng sau khi có mã từ cơ quan thuế, hãy chọn “Gửi hóa đơn cho khách hàng”.
- Bạn có thể xem trước hóa đơn bằng cách nhấp vào biểu tượng mắt.
Bước 3: Ký và phát hành hóa đơn:
- Nhấn “Phát hành”, sau đó chọn chứng thư số. Hệ thống sẽ tự động cấp số hóa đơn và xuất hóa đơn điện tử.
- Chọn chứng thư số cho đơn vị và nhấn OK.
Lưu ý:
- Bạn chỉ cần chọn chứng thư số một lần khi phát hành đầu tiên.
- Nếu không cần sử dụng, bạn có thể xóa chứng thư số. Xem hướng dẫn tại đây.
- Sau khi xuất thành công, hóa đơn sẽ được gửi lên cơ quan thuế để nhận mã.
- Nếu hóa đơn hợp lệ, mã sẽ được cấp và hệ thống cập nhật trạng thái hóa đơn là “Đã cấp mã”.
- Trong trường hợp không hợp lệ, mã sẽ được gửi về thông báo từ cơ quan thuế và hệ thống cập nhật trạng thái là “Từ chối cấp mã”.
Phương pháp 2: Xuất hóa đơn điện tử ngay khi lập
- Bước 1: Hoàn thành việc lập hóa đơn điện tử (đã được hướng dẫn cụ thể ở Mục 1) và nhấn “Lưu và Phát hành”.
- Bước 2: Tiến hành theo các bước tương tự như phương pháp 1.
Xuất hàng loạt hóa đơn điện tử
Bước 1: Truy cập danh sách hóa đơn và đánh dấu lấy hóa đơn bạn muốn phát hành một lúc (hàng loạt), sau đó nhấn “Phát hành”.
Bước 2: Gửi thông tin mẫu hóa đơn:
- Bấm vào nút “gửi hóa đơn” nếu muốn tạo chương trình tự động gửi hóa đơn bán hàng hóa điện tử đến cho khách hàng ngay sau khi thực hiện chức năng phát hành hóa đơn điện tử.
- Ở mục tên người nhận và email người nhận: Dữ liệu sẽ dựa trên thông tin về Người mua hàng và Email từ hóa đơn, nhưng bạn vẫn có thể điều chỉnh hoặc thay đổi các thông tin này nếu cần.
- Thông tin về Mẫu số, Ký hiệu, và Ngày hóa đơn sẽ được tự động cập nhật dựa trên thông tin có sẵn trên hóa đơn. Số hóa đơn sẽ được cấp một cách tuần tự, tương ứng với từng loại mẫu hóa đơn, dựa trên Thông báo phát hành hóa đơn đã được công bố và có hiệu lực.
Lưu ý: Bạn có thể cập nhật ngày trên hóa đơn để phù hợp với ngày hiện tại bằng cách nhấn “Cập nhật ngày hóa đơn”.
Để xem trước nội dung hóa đơn, nhấn vào “Xem toàn bộ hóa đơn” để xem toàn bộ danh sách hóa đơn một cách tổng quan.
Bước 3: Chọn chứng thư số và hệ thống sẽ tự động phát hành hóa đơn điện tử cho bạn.
5 phần mềm hóa đơn điện tử thông dụng
Hiện nay, có 5 phần mềm hóa đơn thông dụng có thể tạo từ máy tính tiền. Chỉ cần nhập tên đơn, tên hàng hóa, đơn giá, đơn vị tính là đã có thể xuất hóa đơn điện tử cho hộ đăng ký kinh doanh. Trên hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ, sản xuất hàng hóa có tích hợp thêm hóa đơn giá trị gia tăng, khởi tạo từ máy tính. Đối với hộ kinh doanh thì một số ngành nghề cũng có thể xuất hóa đơn gtgt. 5 loại phần mềm hóa đơn điện tử đó bao gồm:
Phần mềm MISA meInvoice
Phần mềm MISA meInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử áp dụng cho trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ. Hóa đơn bán hàng được làm bằng phần mềm Misa có độ chính xác cao. Người dùng chỉ cần nhập danh mục hàng hóa cần lập, khi hóa đơn điện tử được khởi tạo có thể thay thế cho hóa đơn giấy nhanh chóng. Misa là phần mềm hóa đơn điện tử khi bán hàng thông dụng cho cả doanh nghiệp và hộ kinh doanh.
Mọi người có thể yên tâm khi sử dụng phần mềm này bởi nó đáp ứng đầy đủ các yêu cầu theo quy định của Nghị định 51/2010/NĐ-CP, nghị định 04/2014/NĐ-CP cùng các văn bản hướng dẫn điều chỉnh (như Thông tư 32/2011/TT-BTC và Thông tư 39/2014/TT-BTC, v.v.). Đồng thời, chúng tôi đã sẵn lòng và chuẩn bị đáp ứng theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Phần mềm Amnote
Phần mềm Amnote là một phần mềm kế toán hàng quốc, giúp lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử, có cách xuất hóa đơn điện tử đơn giản. Phần mềm hỗ trợ nhập, xuất hóa đơn điện tử của người mua dễ dàng, chính xác, mang tính bảo mật cao. Đem lại cho khách hàng các loại hóa đơn bán hàng có độ chính xác cao, khiến khách hàng yên tâm hơn.
Phần mềm hóa đơn bán hàng này có thể sử dụng ở bất cứ đâu. Chỉ cần dẫn lập và xuất hóa đơn tại nơi có kết nối internet ổn định. Phần mềm Amnote cũng phù hợp với quy định của chính phủ về hóa đơn điện tử theo tt 78.
Phần mềm Viettel
Phần mềm hóa đơn điện tử Viettel SInvoice cung cấp một giải pháp toàn diện để quản lý hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp. Tất cả quá trình từ việc tạo, lập, gửi, nhận đến lưu trữ và quản lý hóa đơn đều được thực hiện trên nền tảng điện tử. Hóa đơn được xác thực bằng chữ ký điện tử (ký số), đảm bảo tính pháp lý tương đương với hóa đơn truyền thống trên giấy. Hơn nữa, cách xuất phần mềm hóa đơn điện tử không phải thể hiện phức tạp, phục vụ nhu cầu dịch vụ cho khách hàng và có thể tích hợp trên hệ thống thương mại điện tử.
Phần mềm Vinvoice
VINVOICE là một hệ thống phần mềm chuyên về hóa đơn điện tử, được nghiên cứu và phát triển sâu rộng, đáp ứng đa dạng nhu cầu của các doanh nghiệp khác nhau. Giao diện của nó thân thiện và dễ dàng sử dụng, phù hợp với mọi người dùng. Đặc biệt, quá trình đăng ký và sử dụng hệ thống được thiết kế đơn giản và nhanh chóng.
Phần mêm VNPT
VNPT Portal là một giải pháp cho phép Cơ quan Chính quyền tạo ra một trung tâm trực tuyến thống nhất, giúp đơn giản hóa việc tiếp cận và quản lý toàn bộ các đơn vị thuộc sự quản lý của mình.
Xem thêm: Top 10 Phần Mềm Quản Lý Hóa Đơn Điện Tử Liên Kết Với Máy Bán Hàng
Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử trên từng phần mềm
Dưới đây là cách xuất hóa đơn điện tử của 5 phần mềm vừa được chúng tôi đề cập bên trên.
Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử trên Misa Meinvoice
Nếu bạn muốn xuất hóa đơn đi kèm theo chứng từ bán hàng thì hãy thực hiện theo các bước như sau:
Truy cập vào phân hệ Bán hàng, chọn Chứng từ bán hàng (hoặc chọn tab Bán hàng, nhấn Thêm).
Tiến hành khai báo chứng từ bán hàng. => Tích chọn Lập kèm hoá đơn.
Bấm chọn cất, tiếp đến chọn Cấp số HĐ.
Khai báo toàn bộ thông tin về hóa đơn GTGT, tiếp đến bấm “đồng ý”.
Bấm vào chữ “in”, chọn mẫu hóa đơn bán hàng hóa có phí GTGT cần in.
Cách xuất hóa đơn điện tử Viettel Vinvoice
Cách xuất hóa đơn điện tử Viettel thực hiện theo hướng dẫn tại điều 9 nghị định 78 như sau:
Bước 1: Truy cập vào giao diện “lập hóa đơn” tại đường dẫn https://business-sinvoice.viettel.vn/dang-nhap.html . Tại màn hình giao diện, hãy bấm chọn “Quản lý hóa đơn”, chọn “Lập hóa đơn”.
Bước 2: Tiến hành thiết lập dữ liệu khách hàng mới, khai thác lại khách hàng cũ có chứng từ điện tử dịch vụ.
Đối với thông tin khách hàng chưa có trong cơ sở dữ liệu trên tài khoản S-invoice:
Khi bạn truy cập màn hình “Lập hóa đơn”, hãy điền đầy đủ các chi tiết sau:
- Số điện thoại
- Tên của người mua hàng
- Mã số thuế (MST)
- Địa chỉ email
- Tên đơn vị
- Địa chỉ công ty hoặc địa chỉ của khách hàng
Lưu ý quan trọng:
- Khi điền vào trường “Tên đơn vị”, hệ thống sẽ yêu cầu bạn cung cấp “Mã số thuế”. Tuy nhiên, nếu chỉ nhập “Tên người mua”, không cần phải cung cấp MST.
- Trong trường hợp bỏ trống một trong ba thông tin: “Tên người mua”, “Tên đơn vị”, hoặc “Mã số thuế”, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi yêu cầu nhập liệu.
- Đối với khách hàng cá nhân: bạn cần điền thông tin “Tên người mua” và “Địa chỉ”.
- Đối với khách hàng là doanh nghiệp: hãy cung cấp “Tên đơn vị”, “Địa chỉ”, và “Mã số thuế”.
- Sau khi hoàn tất việc điền thông tin, nhấn vào nút “Thêm mới khách hàng”. Khi thấy thông báo “Thêm dữ liệu mới thành công” từ S-invoice, bạn đã hoàn thành quá trình thêm dữ liệu khách hàng vào cơ sở dữ liệu.
Đối với khách hàng đã có sẵn trong cơ sở dữ liệu:
Khi bạn nhập lại thông tin khách hàng đã tồn tại, hệ thống sẽ phản hồi bằng thông điệp “Khách hàng đã tồn tại”. Trong trường hợp này, bạn chỉ cần sử dụng chức năng “Tìm kiếm” để truy xuất thông tin liên quan.
Màn hình tìm kiếm thông tin khách hàng:
- Sau khi hoàn thành việc cập nhật thông tin khách hàng, bạn có thể sử dụng chức năng tìm kiếm để nhanh chóng truy cập vào dữ liệu này.
- Màn hình hiển thị thông tin khách hàng đã tìm thấy:
- Hơn nữa, bạn có thể tìm kiếm thông tin dựa trên nhiều tiêu chí như SĐT, tên khách hàng, địa chỉ, email, MST,…
Ví dụ: Nếu bạn muốn xem danh sách các khách hàng có địa chỉ tại quận Cầu Giấy, hệ thống sẽ tự động hiển thị danh sách tương ứng dựa trên các thông tin bạn đã nhập trước đó.
Bước 3: Hướng dẫn cách tạo hóa đơn điện tử Viettel – Thiết lập thông tin giao dịch:
Trong phần “Thông tin người bán”, bạn sẽ giữ nguyên các thông tin như đã có.
Đối với phần “Thông tin giao dịch”, bạn cần điền các thông tin sau:
- Lựa chọn Hình thức thanh toán (*).
- Chọn Loại tiền (*).
- Các lựa chọn cho trường “Hình thức thanh toán” gồm:
- CK: Chuyển khoản
- DTCN: Đối trừ công nợ
- KHAC: Phương thức thanh toán khác
- TM: Thanh toán bằng tiền mặt
- TM/CK: Kết hợp thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản.
Lưu ý Quan Trọng:
Các trường được đánh dấu bằng (*) là cần thiết phải điền đầy đủ thông tin.
Đối với hóa đơn có giá trị từ 20 triệu trở lên, bạn cần chọn phương thức thanh toán là “Chuyển khoản” theo quy định tại Khoản 1, Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC.
Bước 4: Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử Viettel – Đặt thông tin cho “Chi tiết hóa đơn”
Sau khi xác định loại hóa đơn, các thông tin khác trong phần “Thông tin hóa đơn” sẽ tự động được điền vào:
- Loại hóa đơn
- Mã hóa đơn
- Ký hiệu hóa đơn
- Ngày lập
- Nếu không chọn “Ngày lập”: Hệ thống sẽ sử dụng thời gian hiện tại làm ngày lập mặc định.
- Nếu chọn “Ngày lập”: Ngày phải trước hoặc bằng thời gian hiện đang được hiển thị.
- Màn hình cài đặt chi tiết hóa đơn sẽ xuất hiện.
Các chức năng trong mục “Chi tiết hóa đơn” bao gồm:
- Cột điều chỉnh: Để chỉnh sửa các hạng mục trong hóa đơn.
- Hàng hóa: Tìm kiếm và thêm danh sách sản phẩm.
- Ghi chú: Thêm thông tin chú thích cho hóa đơn.
- Chiết khấu: Áp dụng chiết khấu trực tiếp lên hóa đơn.
- Bảng kê: Điền thông tin từ bảng kê vào hóa đơn.
- Phí khác: Thêm các khoản phí khác vào hóa đơn.
- Sau khi nhập đầy đủ chi tiết, nhấn “Lập hóa đơn” để hoàn thành hoặc chọn “Lưu nháp” để lưu trữ dữ liệu vào hóa đơn nháp. Lúc này, quá trình tạo hóa đơn và lưu
- hóa đơn nháp đã được thực hiện thành công.
Cách xuất hoá đơn điện tử Vinvoice
Cách xuất hóa đơn điện tử Vinvoice như sau:
Bước 1: Cài Đặt Phần Mềm: Tiến hành cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử VINVOICE lên máy tính của bạn.
Bước 2: Đăng Nhập và Nhập Thông Tin: Đăng nhập vào tài khoản VINVOICE và cung cấp các thông tin cần thiết như tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, và email của khách hàng.
Bước 3: Nhập Chi Tiết Hóa Đơn: Điền thông tin chi tiết về hóa đơn, bao gồm tên hàng hóa/dịch vụ đã được cấp phép trên giấy phép kinh doanh và số tiền tương ứng.
Bước 4: Ký Bằng Chữ Ký Số: Thực hiện việc ký số cho hóa đơn để xác thực.
Bước 5: Gửi Hóa Đơn: Sử dụng phần mềm VINVOICE để gửi hóa đơn điện tử với đầy đủ thông tin đã nhập lên cơ quan thuế.
Bước 6: Khi hoàn thành các bước trên, bạn có thể gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng thông qua SMS, Gmail, truy cập internet hoặc in hóa đơn theo yêu cầu cụ thể của khách hàng.
Cách xuất hoá đơn điện tử VNPT
Có 6 bước xuất hóa đơn điện tử VNPT áp dụng hóa đơn điện tử bán hàng và dịch vụ như sau:
Bước 1: Đăng nhập phần mềm xuất hóa đơn điện tử VNPT
Bước 2: Xác định và tạo danh sách khách hàng mà bạn muốn gửi hóa đơn điện tử đến.
Chọn danh xác khách hàng dự kiến xuất hóa đơn, sau đó trên thanh công cụ, người dùng chọn Danh mục -> Khách hàng để nhập thông tin khách hàng mới.
Trên trang “Quản lý khách hàng”, bạn có thể chọn “Tải danh sách khách hàng” nếu muốn nhập thông tin đồng thời cho nhiều khách hàng.
Doanh nghiệp cũng có thể tạo mới để chọn từng khách hàng riêng lẻ nhập vào.
Trên trang “Nhập thông tin khách hàng”, người dùng cần nhập đầy đủ thông tin vào các trường được cung cấp. Những trường có dấu (*) là trường bắt buộc.
Khi cung cấp thông tin cho khách hàng để nhận hóa đơn điện tử, để đảm bảo tính chính xác và tránh việc chỉnh sửa hoặc cần phải xuất lại hóa đơn, người dùng nên kiểm tra và xác minh thông tin khách hàng trên trang Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Điền mã số thuế doanh nghiệp
Khi hiển thị thông tin doanh nghiệp, người dùng có thể copy để điền vào VNPT Invoice
Tiến hành bấm lưu lại, sau đó chuyển qua bước tiếp theo.
Bước 3: Tạo và cập nhật danh sách các sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn sẽ xuất hóa đơn điện tử.
Trong bước tiếp theo, người dùng cần thiết lập một danh sách sản phẩm mà họ dự định xuất hóa đơn điện tử trong tương lai. Việc này sẽ giúp họ tiết kiệm thời gian khi xuất hóa đơn cho những sản phẩm có đặc điểm tương tự.
Để bắt đầu, người dùng truy cập vào mục “Danh mục” và sau đó chọn “Quản lý sản phẩm”.
Tại trang tạo thông tin, tiếng hành điền thông tin, sau đó lưu và tạo mới sản phẩm.
Bước 4: Bắt đầu quá trình lập hóa đơn điện tử mới trên hệ thống.
Người dùng bắt đầu bằng cách truy cập mục “Lập hóa đơn” và chọn “Danh sách hóa đơn”:
Lựa chọn “Lập hóa đơn điện tử VNPT” để tiếp tục.
Tiếp theo, nhấp vào lệnh “Tạo mới” để khởi tạo một hóa đơn điện tử VNPT mới.
Khi đến màn hình “Nhập thông tin chi tiết hóa đơn”, người dùng cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết cho hóa đơn điện tử.
Bước 5: Tiến hành xuất hóa đơn điện tử sau khi đã hoàn tất thông tin cần thiết.
Bước 6: Nhập mã PIN ký số để đảm bảo tính xác thực và hoàn tất quá trình xuất hóa đơn điện tử.
Cách xuất hoá đơn điện tử Amnote
Để tạo hoá đơn điện tử trên Amnote, bạn cần thực hiện các bước sau:
- Truy cập vào hệ thống Amnote bằng cách đăng nhập.
- Chọn chức năng “Hoá đơn điện tử” hoặc lựa chọn “Xuất hoá đơn điện tử”.
- Điền đầy đủ thông tin cần thiết như mã số thuế, chi tiết về khách hàng, thông tin sản phẩm/dịch vụ, cũng như số lượng, giá tiền, thuế và các thông số khác.
- Xác nhận và hoàn tất việc lưu trữ hoá đơn.
- Sau khi quá trình xuất hoá đơn hoàn tất, bạn có thể tải về và lưu lại hoá đơn điện tử để tiện lợi cho việc kế toán và các nghiệp vụ báo cáo thuế.
- Chú ý: Để biết thông tin chi tiết và những cập nhật mới nhất, hãy truy cập vào trang web chính thức của Amnote hoặc liên hệ với đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật của họ.
Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử
Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử e-invoice nói riêng và các loại hóa đơn khác nói chung phải được chính phủ quy định về hóa đơn điện tử. Tùy theo từng trường hợp lập hóa đơn điện tử và xuất hóa đơn điện tử mà có các cách thực hiện khác nhau. Nhưng nhìn chung, các nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần nhớ như sau:
Khi nào nên xuất hóa đơn điện tử?
Dựa theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 của Điều 9 trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chúng ta có các điểm quan trọng sau đây về thời điểm lập hóa đơn trong trường hợp bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ:
Khi bán hàng hóa:
Hóa đơn sẽ được lập ngay lúc chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho khách hàng. Trong trường hợp này, việc đã thu tiền hay chưa thu tiền không ảnh hưởng đến việc lập hóa đơn.
Khi cung cấp dịch vụ:
Hóa đơn sẽ được lập khi dịch vụ đã được hoàn tất. Tương tự như trường hợp bán hàng, việc thu tiền trước, trong, hoặc sau khi cung cấp dịch vụ sẽ quyết định thời điểm lập hóa đơn. Tuy nhiên, lưu ý rằng việc thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng (ví dụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế và nhiều dịch vụ khác) không được xem xét là thời điểm lập hóa đơn.
Thêm vào đó, nếu việc cung cấp dịch vụ hoặc hàng hóa được thực hiện theo từng hạng mục, công đoạn hoặc giao hàng nhiều lần, thì mỗi lần cung cấp hoặc giao hàng đều yêu cầu việc lập hóa đơn để ghi nhận khối lượng và giá trị tương ứng.
Cũng theo quy định về thời điểm lập hóa đơn trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP rất chi tiết và phức tạp, đề cập đến nhiều trường hợp khác nhau. Dưới đây là bản tóm tắt giúp bạn hiểu rõ hơn về các quy định này:
- Cung cấp dịch vụ hàng tháng và hàng năm: Thời điểm lập hóa đơn dựa trên việc đối soát dữ liệu giữa các bên, không vượt quá 7 ngày sau khi kỳ quy ước kết thúc. Ví dụ: dịch vụ hàng không, nước, viễn thông.
- Dịch vụ viễn thông và công nghệ thông tin: Hóa đơn được lập chậm nhất trong 2 tháng kể từ khi phát sinh cước dịch vụ kết nối.
- Hoạt động xây dựng và lắp đặt: Thời điểm lập hóa đơn là khi công việc hoàn tất, không quan trọng việc đã thu tiền hay chưa.
- Bất động sản và cơ sở hạ tầng: Thời điểm lập hóa đơn phụ thuộc vào việc chuyển giao quyền sở hữu hoặc sử dụng và thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.
- Xuất hóa đơn bán hàng cho dịch vụ vận tải hàng không, bán xăng dầu, ngân hàng, chứng khoán: Các lĩnh vực này có quy định cụ thể về thời điểm lập hóa đơn dựa trên các yếu tố khác nhau như thanh toán, cấu trúc giá cả, và thỏa thuận giữa các bên.
- Cơ sở y tế: Hóa đơn lập dựa trên thông tin từ phiếu thu tiền, lúc cuối ngày hoặc tháng.
- Vận tải hành khách bằng taxi: Thời điểm lập hóa đơn dựa trên dữ liệu từ phần mềm tính tiền và thông tin gửi đến cơ quan thuế.
- Dịch vụ trực tuyến: Thời điểm lập hóa đơn dựa trên việc đối soát dữ liệu giữa các bên, thường là 7-10 ngày sau tháng phát sinh.
Nhìn chung, mỗi ngành và hoạt động có quy định riêng về thời điểm lập hóa đơn dựa trên nhu cầu và yêu cầu của thị trường, người tiêu dùng, và các yếu tố khác. Việc tuân thủ chính xác quy định này rất quan trọng để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh các rủi ro pháp lý.
Trường hợp nào không tiến hành xuất hóa đơn điện tử
Dưới đây là một số trường hợp không tiến hành xuất hóa đơn bán hàng điện tử:
- Dựa theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019 cùng với Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 01/7/2022, tất cả cơ sở kinh doanh phải áp dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT). Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số trường hợp được miễn sử dụng hóa đơn điện tử nếu thỏa mãn các điều kiện cụ thể được quy định tại khoản 2 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Để rõ hơn, các doanh nghiệp và cơ sở kinh doanh được miễn áp dụng hóa đơn điện tử từ 01/7/2022 nếu chúng:
Được thành lập từ ngày 17/9/2021 đến ngày 30/6/2022. - Chưa đủ yêu cầu về hạ tầng công nghệ thông tin để thực hiện việc sử dụng hóa đơn điện tử. Trong trường hợp cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng được yêu cầu về hạ tầng công nghệ thông tin và tiếp tục sử dụng hóa đơn truyền thống như hóa đơn đặt in hay tự in, họ cần cung cấp dữ liệu hóa đơn tới cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT Phụ lục IA, được quy định trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.
Cơ quan thuế sẽ thu thập và lưu trữ dữ liệu hóa đơn từ các cơ sở kinh doanh này vào hệ thống của mình, sau đó công bố trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để phục vụ mục đích tra cứu thông tin hóa đơn.
Quy định đối với hóa đơn điện tử
Dưới đây là một số quy định đối với hóa đơn điện tử theo tt78.
Tên in trên phiếu cách xuất hóa đơn điện tử
Tên của các loại hóa đơn được quy định tại Điều 8 của Nghị định này, phản ánh các loại hóa đơn cụ thể được thể hiện trên mẫu hóa đơn. Ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn được thực hiện dựa trên hướng dẫn tại Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 4 của Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Tên liên của hóa đơn do cơ quan thuế in sẽ tuân theo hướng dẫn của Bộ Tài Chính và bao gồm các phiếu trong cùng một số hóa đơn. Một hóa đơn cụ thể sẽ bao gồm ba liên: Liên 1 để lưu trữ, Liên 2 được giao cho người mua, và Liên 3 dành cho mục đích lưu trữ nội bộ.
Ký hiệu mẫu số hóa đơn
Ký hiệu hóa đơn điện tử bao gồm một chuỗi 6 ký tự kết hợp giữa chữ viết và số, nhằm mô tả thông tin chi tiết về hóa đơn điện tử. Đây là cách thức quy định:
Ký tự đầu tiên: Là chữ cái, có thể là “C” hoặc “K”. “C” biểu thị cho hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, trong khi “K” chỉ ra rằng hóa đơn điện tử không chứa mã từ cơ quan thuế.
Hai ký tự tiếp theo: Là hai chữ số Ả rập, đại diện cho năm mà hóa đơn điện tử được lập, cụ thể là 2 số cuối cùng của năm dương lịch.
Ký tự thứ tư: Là một chữ cái, có thể là T, D, L, M, N, B, G, hoặc H, đại diện cho loại hóa đơn điện tử sử dụng.
Hai ký tự cuối cùng: Là chữ viết, do người bán tự quyết định dựa trên nhu cầu quản lý. Trong trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử cùng loại, họ sẽ sử dụng hai ký tự này để phân biệt. Nếu không có nhu cầu quản lý cụ thể, họ sẽ sử dụng “YY”.
Chi tiết hơn về cách thức này có thể được tìm hiểu tại: Quy định về mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn điện tử.
Ký hiệu hóa đơn điện tử
Ngoài ra, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được biểu thị bằng một số tự nhiên từ 1 đến 6, mô tả loại hóa đơn điện tử cụ thể như sau:
Số 1: Hóa đơn giá trị gia tăng.
Số 2: Hóa đơn cho bán hàng.
Số 3: Hóa đơn cho bán tài sản công.
Số 4: Hóa đơn cho bán hàng dự trữ quốc gia.
Số 5: Các loại tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử và các chứng từ điện tử tương tự.
Số 6: Phiếu xuất kho kèm vận chuyển nội bộ điện tử và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
Dịch vụ hóa đơn điện tử chất lượng của The Smile – MISA meInvoice
Để giúp doanh nghiệp có thể có được phần mềm hóa đơn chất lượng, Công Ty Kế Toán The Smile là đơn vị cung cấp dịch vụ hoá đơn điện từ Misa Meinvoice uy tín giúp xuất hóa đơn điện tử của người mua một cách nhanh chóng, quản lý hóa đơn điện tử khi bán hàng một cách chặt chẽ, có đầy đủ điểm ký số trên hóa trên được chính phủ quy định về hóa đơn, đem lại cho mọi người sự yên tâm khi sử dụng.
Giới thiệu về The Smile
Trải qua hơn 16 năm hoạt động chuyên sâu về lĩnh vực Kế toán – Thuế, chúng tôi đã cung cấp dịch vụ kế toán thuế và giải pháp cho hơn 1000+ doanh nghiệp (ký Hợp đồng trên 3 năm). Chắc chắn dịch vụ hóa đơn điện tử Misa MeInvoice sẽ giúp xuất hóa đơn điện tử dịch vụ vận chuyển, hóa đơn bán hàng hóa, hóa đơn trên danh sách khách cũ, mới, nhanh chóng, dễ dàng, tiết kiệm và có tính bảo mật cao cho quý doanh nghiệp.
Về dịch vụ hóa đơn điện tử Misa MeInvoice
Được phát triển bởi MISA – đơn vị hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực phát triển phần mềm quản lý tài chính – kế toán cho doanh nghiệp với 25 năm kinh nghiệm
- Kết nối với nhiều phần mềm kế toán, bán hàng và phần mềm quản trị phổ biến.
- Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ theo các Nghị Định và Thông Tư mới nhất của Nhà nước.
- Khởi tạo hoá đơn nhanh chóng với đa dạng mẫu hoá đơn.
- Tiết kiệm thời gian nhập liệu, chi phí in ấn, bảo quản hoá đơn.
- Có chức năng xuất hoá đơn hàng loạt, thao tác dễ dàng, có ứng dụng để thao tác tức thời, nhanh chóng và tiện lợi.
- Theo dõi hạn nợ và tình hình thanh toán của từng hóa đơn và nhắc nhở thanh toán đúng hạn, tránh phạt chậm trả.
Ngoài ra, chúng tôi còn có một số dịch vụ khác như Dịch vụ thành lập doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp hợp pháp hóa trước pháp luật và tiến hành hoạt động kinh doanh của mình nhanh chóng hơn.
Một số câu hỏi thường gặp
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp khi xuất hóa đơn điện tử:
Xuất hóa đơn điện tử khi nào?
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khoản 1 và khoản 2 Điều 9 quy định rõ về thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ như sau:
Xuất hóa đơn điện tử hàng hóa
Hóa đơn sẽ được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho khách hàng, không cần quan tâm đến việc đã thu tiền hay chưa thu tiền từ khách hàng.
Xuất hóa đơn cung cấp dịch vụ
Hóa đơn điện tử khởi tạo sau khi đã hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.
Nếu như người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp, thì thời điểm lập hóa đơn sẽ là lúc tiền được thu. Tuy nhiên, điều này không áp dụng cho các loại tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm cho việc thực hiện các dịch vụ như: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; tư vấn giám sát; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; lập dự án đầu tư xây dựng.
Cần lưu ý rằng, khi có việc bàn giao từng phần, giai đoạn của dịch vụ hoặc việc giao hàng nhiều lần, cần tạo hóa đơn và xuất cho mỗi lần bàn giao, phân phối hoặc giao hàng, dựa trên khối lượng và giá trị cụ thể của hàng hóa hoặc dịch vụ đã được cung cấp.
Xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng không có mã số thuế thì xử lý như thế nào?
Khi xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng cá nhân không có mã số thuế, thông tin về mã số thuế có thể được bỏ trống và không cần phải thể hiện trên hóa đơn.
Cổng thông tin tra cứu hóa đơn điện tử mới nhất?
Hiện thời, bạn có thể kiểm tra hóa đơn điện tử dựa trên Thông tư 78/2021/TT-BTC thông qua trang web chính thức của Tổng cục Thuế hoặc truy cập vào Cổng thông tin hóa đơn điện tử tại địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn. Đồng thời, dịch vụ Fast e-Invoice cũng cung cấp tính năng tra cứu hóa đơn điện tử.
Xem thêm: Luật thuế thu nhập doanh nghiệp mới nhất – Văn bản hướng dẫn về thuế chi tiết
