Các doanh nghiệp, bao gồm cả những quy mô vừa và nhỏ, có thể đối mặt với nhiều vấn đề bất cập về kế toán và tài chính, gây ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh của họ. Trong trường hợp này, việc quản lý tài chính và kế toán hiệu quả trở thành những yếu tố rất quan trọng, liên quan trực tiếp đến các hoạt động của phòng ban và nghiệp vụ trong doanh nghiệp.
Do đó, phần mềm KT đóng một vai trò vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp, giúp giải quyết các vấn đề liên quan đến tài chính và kế toán một cách hiệu quả.
Phần mềm KT có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp
1. Giới thiệu
Các phần mềm KT được xem là một giải pháp hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp, giúp tự động hóa việc thu thập, lưu trữ và thực hiện các loại báo cáo tài chính theo quy tắc kế toán hiện hành. Điều này được thực hiện thông qua chương trình máy tính hoặc hệ thống công cụ và ứng dụng trực tuyến.
Để thực hiện các nghiệp vụ kế toán, người kế toán cần nhập số liệu, giao dịch và chứng từ sổ sách vào phần mềm để được xử lý. Với cơ chế và quy trình được thiết lập trước đó, phần mềm kế toán online sẽ tiếp nhận và xử lý các số liệu này để tạo ra các báo cáo tài chính. Nhờ vào đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các quan sát và nhận định chính xác hơn để đề ra các mục tiêu tài chính và kinh doanh quan trọng.
2. Những khó khăn doanh nghiệp đang gặp phải liên quan đến kế toán
Mặc dù phần mềm KT miễn phí đang trở thành một giải pháp quan trọng cho công tác kế toán của doanh nghiệp, nhưng hiện nay vẫn còn nhiều doanh nghiệp chưa áp dụng phần mềm này, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ và các hộ cá thể. Do đó, họ vẫn gặp phải một số khó khăn đáng kể trong quá trình quản lý tài chính và kế toán.
2.1. Ghi chép và xử lý chứng từ mất nhiều thời gian
Khi thực hiện kế toán thủ công, việc ghi chép 1 nghiệp vụ hoặc chứng từ kế toán trên nhiều sổ sách khác nhau sẽ tốn rất nhiều thời gian và có thể gây ra sai sót. Ví dụ, khi thanh toán tiền cho nhà cung cấp bằng tiền gửi, người kế toán sẽ phải ghi chép thông tin vào sổ chi tiết công nợ phải trả và sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng đồng thời.
Ghi chép và xử lý chứng từ thủ công mất nhiều thời gian
Khi xảy ra sai sót trong quá trình kế toán thủ công, việc tìm kiếm và chỉnh sửa thông tin sai sót trên các sổ sách có liên quan sẽ trở nên khó khăn. Để sửa chữa, người kế toán sẽ phải chỉnh sửa thông tin trên tất cả các sổ chi tiết liên quan và các sổ tổng hợp. Việc này sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức, đồng thời có thể ảnh hưởng đến chất lượng và độ chính xác của các số liệu báo cáo.
Việc quản lý các thông tin chi tiết như khách hàng, nhà cung cấp và hàng hóa trong quá trình kế toán thủ công sẽ gặp phải nhiều khó khăn. Khi có sự phát sinh liên quan đến kế toán, người kế toán phải nhập lại thông tin hoặc tìm kiếm thông tin từ các nguồn khác nhau, dẫn đến tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót.
2.2. Tổng hợp báo cáo, số liệu có nhiều sai sót
Để đạt được các báo cáo thu – chi, doanh thu và lợi nhuận chính xác, doanh nghiệp cần phải cập nhật và tổng hợp các thông tin này theo từng ngày, tuần và tháng. Các nhà quản trị doanh nghiệp phải liên tục cập nhật và theo dõi các thông tin này để có thể đánh giá và phân tích tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp họ đưa ra những quyết định tối ưu và hợp lý nhất cho doanh nghiệp.
Thời gian tổng hợp thông tin khi làm kế toán thủ công rất tốn kém, dễ xảy ra sai sót và khó để rà soát được. Do đó, những nhà quản trị không có được số liệu điều hành hoặc không thể nắm bắt được số liệu kịp thời có thể bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh quan trọng. Điều này có thể dẫn đến kết quả kinh doanh không đạt được mục tiêu, cũng như làm giảm khả năng tăng trưởng và phát triển của doanh nghiệp.
Tổng hợp các báo cáo số liệu dễ sai sót
2.3. Các thử thách trong công tác kế toán thuế
Trong quá trình làm kế toán thủ công, nếu người kế toán không cập nhật kịp thời các thay đổi mới của cơ quan thuế về mẫu biểu và quy định, có thể sẽ khiến cho báo cáo được nộp theo mẫu cũ và quy định cũ. Hơn nữa, việc tự tổng hợp số liệu lên báo cáo dễ xảy ra sai sót và khó để đối chiếu chéo với các báo cáo và số liệu khác, dẫn đến khả năng sai sót trong số liệu và không kịp để nộp báo cáo đúng thời gian quy định.
Trong trường hợp bị thanh tra hoặc kiểm tra thuế, việc cung cấp đầy đủ và nhanh chóng các chứng từ và báo cáo theo yêu cầu của cán bộ thuế sẽ gặp khó khăn khi làm kế toán thủ công.
Mỗi khi có sự thay đổi trong quy định, việc đảm bảo tính đúng đắn của số liệu sẽ đòi hỏi nhiều công sức và thời gian từ người làm kế toán thủ công. Điều này yêu cầu họ phải có kiến thức sâu về quy định mới, nghiên cứu và làm việc chăm chỉ để chuyển đổi từ quy định cũ sang quy định mới.
Làm kế toán thủ công sẽ mất nhiều công sức mỗi khi có quy định đổi mới
2.4. Kiểm soát công việc nhân viên khó khăn
Khi bộ phận kế toán có nhiều nhân viên, việc quản lý và kiểm soát tiến độ xử lý công việc, cũng như chất lượng của từng nhân viên sẽ trở nên khó khăn đối với kế toán trưởng.
2.5. Số liệu không liên thông với các bộ phận khác
Hiện nay, phần mềm kế toán excel là một trong những phần mềm được sử dụng phổ biến nhất vì tính tiện dụng và giá thành rẻ. Tuy nhiên, phần mềm excel vẫn còn một số hạn chế:
- Phần mềm excel có khả năng bảo mật thấp, dễ bị mất dữ liệu và bị hỏng file dữ liệu do virus máy tính. Điều này có thể gây ra rủi ro bảo mật cho các thông tin quan trọng của doanh nghiệp.
- Cách thiết kế dữ liệu, báo cáo và công thức sử dụng trong excel phụ thuộc vào người sử dụng. Điều này làm cho công việc khó phổ biến và dễ gây ra sự khác biệt trong cách thực hiện các tác vụ giữa các nhân viên khác nhau.
- Phần mềm excel đòi hỏi đào tạo bài bản và thiếu tài liệu hướng dẫn chi tiết, gây khó khăn trong sử dụng và tăng nguy cơ sai sót.
- Việc thiết lập báo cáo và chứng từ riêng trong excel khó thực hiện nếu không thành thạo phần mềm.
Sử dụng phần mềm excel có nhiều hạn chế
Khi quy mô của doanh nghiệp mở rộng, số liệu tài chính kế toán sẽ trở nên phức tạp hơn và lượng dữ liệu sẽ tăng lên đáng kể. Việc xử lý dữ liệu trong bảng tính Excel trở nên khó hiểu, tốn nhiều thời gian và có thể dẫn đến sai sót. Hơn nữa, việc kết nối với các hệ thống khác như Ngân hàng điện tử, Thuế điện tử và hóa đơn điện tử sẽ không thể thực hiện được trong Excel.
3. Vai trò
3.1. Quản lý nguồn tiền hiệu quả
Phần mềm KT hỗ trợ trong việc kiểm soát chặt chẽ nguồn tiền của doanh nghiệp, bao gồm các thông tin về dòng tiền khả dụng, dòng tiền phải thu và dòng tiền phải trả. Điều này giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả hơn và đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn.
Đối với từng bộ phận trong doanh nghiệp như quản lý kho, quản lý mua hàng hoá – vật tư, quản lý bán hàng và quản lý sản xuất, phần mềm KT sẽ đối chiếu các giao dịch và hạch toán tương ứng sẽ được ghi vào sổ kế toán kịp thời. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin kế toán và hỗ trợ cho việc quản lý tài chính hiệu quả của doanh nghiệp.
Phần mềm KT giúp doanh nghiệp quản lý nguồn tiền hiệu quả
3.2. Giảm thời gian nhập liệu, giảm lỗi trong thao tác kế toán
Phần mềm KT sử dụng hệ thống chung để kế thừa dữ liệu từ mọi phòng ban trong doanh nghiệp, giúp cập nhật thông tin theo thời gian thực và đảm bảo tính đồng bộ giữa các bộ phận.
Sau khi được kế thừa, các thông tin sẽ được phân tích chuyên sâu trước khi hiển thị trên giao diện, giúp cải thiện độ chính xác của dữ liệu và loại bỏ các lỗi kinh doanh tiềm ẩn. Do đó, công việc kế toán sẽ tập trung chủ yếu vào kiểm soát dữ liệu thay vì phải tốn nhiều thời gian nhập liệu và phân tích.
3.3. Quản lý tốt chi phí trong doanh nghiệp
Phần mềm KT có vai trò quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch ngân sách cho từng phòng ban trong doanh nghiệp. Nó giúp quản lý và kiểm soát các chi phí phát sinh, đồng thời đưa ra các cảnh báo nếu có sự vượt định mức ngân sách. Điều này giúp doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp để tối ưu hóa chi phí và tăng cường hiệu quả kinh doanh.
3.4. Lập báo cáo tài chính nhanh và chính xác
Phần mềm KT cho phép phân tích tài chính của doanh nghiệp dựa trên các trung tâm chi phí hoặc phân tích chuyên sâu. Sau đó, nó cung cấp các báo cáo chính xác xoay quanh hoạt động kinh doanh của tổ chức, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian tổng hợp dữ liệu và lập báo cáo tài chính.
Điều này đặc biệt hữu ích đối với những doanh nghiệp có mô hình tập đoàn với nhiều chi nhánh. Do đó, phần mềm KT giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và chi tiết về tình hình tài chính của mình để đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn.
Doanh nghiệp lập báo cáo tài chính nhanh và chính xác với phần mềm KT
3.5. Hỗ trợ lập chiến lược kinh doanh hiệu quả
Phần mềm KT giúp thiết lập báo cáo kế hoạch, ngân sách, và dự báo tài chính. Nó cung cấp thông tin để quản lý ngân sách tổ chức và theo dõi chu kỳ kinh doanh, giúp người quản trị có thể đưa ra quyết định kinh doanh thông minh và hiệu quả.
Việc áp dụng phần mềm KT giúp doanh nghiệp tuân thủ chặt chẽ các tiêu chuẩn về tài chính và hợp nhất quản lý và pháp lý trong tổ chức. Điều này tạo ra một nền tảng vững chắc cho các chiến lược kinh doanh hiệu quả, giúp doanh nghiệp đạt được sự phát triển bền vững và đáp ứng được các yêu cầu của thị trường.
Doanh nghiệp có thể lập chiến lược kinh doanh hiệu quả
Các hoạt động kế toán giúp doanh nghiệp tối ưu hóa sức khỏe tài chính bằng cách tiết kiệm thời gian và cải thiện dòng tiền. Để duy trì sự cạnh tranh, các doanh nghiệp cần phải thích ứng với sự thay đổi nhanh chóng của thế giới kế toán trong cách mạng công nghiệp 4.0. Đồng thời, lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp là một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp phát triển và đáp ứng các yêu cầu của thị trường.
Các dịch vụ tại The Smile:
- Kế toán trọn gói.
- Thành lập doanh nghiệp.
- Rà soát sổ sách Kế toán.
- Lao động – BHXH.
Chúng tôi cung cấp Giải pháp Kế toán – Thuế toàn diện, kiểm soát rủi ro để doanh nghiệp an tâm tăng trưởng. Liên hệ The Smile ngay!
Email: admin@thesmile.vn
Điện thoại: 1900 8888 72
Văn phòng 1:
LP-03.16 toà Landmark Plus (nội khu Landmark 81), Vinhomes Central Park, 720A Điện Biên Phủ, P.22, Bình Thạnh, TP.HCM
Văn phòng 2:
27 (R4-83) Hưng Gia 1, Phú Mỹ Hưng, P.Tân Phong, Q.7, Tp.HCM
Văn phòng 3:
106/19B Lưu Chí Hiếu, P.Tây Thạnh, Q.Tân Phú, Tp.HCM
