Theo Thông tư 78 và Nghị định 123, có 3 cách tra cứu hóa đơn điện tử được khuyến khích sử dụng. Hãy cùng The Smile theo dõi trong bài viết dưới đây.
Tra cứu HĐĐT
1. Tầm quan trọng
Tra cứu hoá đơn điện tử (HĐĐT) là một hoạt động quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc thanh toán thuế và các khoản phí liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc tra cứu HĐĐT giúp doanh nghiệp kiểm soát được tình trạng hoá đơn, đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của thông tin trên hoá đơn, từ đó giúp tránh các rủi ro trong quá trình thanh toán thuế và giảm thiểu các sai sót về tài chính trong hoạt động kinh doanh.
Ngoài ra, việc sử dụng HĐĐT và tra cứu HĐĐT còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình quản lý thu chi và thực hiện nghĩa vụ thuế.
Sử dụng HĐĐT giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí
2. Các cách tra cứu đơn giản nhất 2023
2.1 Tra cứu theo thông tư 78 bằng Meinvoice
Để dễ dàng kiểm tra tính hợp lệ của HĐĐT, bạn chỉ cần truy cập vào trang web của MeInvoice. Tại đây, mọi thao tác kiểm tra HĐĐT trở nên rất đơn giản. Bạn có thể kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử bằng cách tải lên file có đuôi *.xml từ bất kỳ nguồn cung cấp HĐĐT nào.
Để tra cứu HĐĐT trên website của MeInvoice, bạn cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Truy cập vào trang web https://www.meinvoice.vn/tra-cuu/
Bước 2: Tải lên file hóa đơn có định dạng *.xml để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn.
Bước 3: Kết quả tra cứu sẽ được hiển thị ngay trên màn hình sau khi bạn tải lên file cần tra cứu. Ngoài ra, bạn có thể tải xuống kết quả tra cứu hoặc gửi email thông báo về tài khoản đăng ký.
Tra cứu HĐĐT bằng Meinvoice
Mới đây, MeInvoice.vn đã cập nhật giao diện kiểm tra hóa đơn đầu vào trên trang web của mình. Để tra cứu hóa đơn, bạn có thể thực hiện các bước sau:
Bước 1: Truy cập vào đường link https://www.meinvoice.vn/tra-cuu/kiem-tra/
Bước 2: Tải file xml của hóa đơn cần kiểm tra
Bước 3: Kết quả kiểm tra sẽ được hiển thị trực tiếp trên màn hình website.
Ngoài việc hiển thị kết quả kiểm tra hóa đơn trực tiếp trên màn hình website, khách hàng cũng có thể tải về kết quả hoặc yêu cầu nhận kết quả kiểm tra hóa đơn qua email.
2.2 Kiểm tra trên trang web hệ thống HĐĐT của tổng cục thuế
Nếu doanh nghiệp chưa đăng ký và sử dụng HĐĐT theo Thông tư 78 và Nghị định 123, thì có thể tham khảo các quy định và hướng dẫn trên trang web của Bộ Tài chính.
Theo quy định tại Thông tư 78 và Nghị định 123, các doanh nghiệp sử dụng HĐĐT sẽ kiểm tra trên một trang tra cứu mới, không giống như trang tra cứu cũ của Thông tư 32. Tại trang tra cứu HĐĐT mới này, doanh nghiệp có thể tra cứu hóa đơn theo nhiều tiêu chí, bao gồm Thông tư 78, Nghị định 123, HĐĐT, và nhiều hơn nữa.
Để tra cứu thông tin HĐĐT, bạn có thể thực hiện các bước sau:
Bước 1: Truy cập vào địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn/main
Bước 2: Nhập đầy đủ thông tin được yêu cầu như mã số thuế của bên bán, ký hiệu hóa đơn, loại HĐĐT, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng số tiền thanh toán và xác nhận capcha, sau đó nhấn nút tìm kiếm.
Bước 3: kết quả kiểm tra sẽ được hiển thị trực tiếp trên màn hình. Nếu kết quả trả về là “Đã cấp mã hóa đơn”, thì hóa đơn của bạn là hợp lệ. Nếu kết quả trả về là “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm”, thì hóa đơn không tồn tại.
Tra cứu trên trang web hệ thống HĐĐT của tổng cục thuế
Dưới đây là một vài lưu ý khi tra cứu thông tin HĐĐT trên trang web của Tổng cục Thuế:
- Các trường dữ liệu có đánh dấu sao (*) là bắt buộc phải điền đầy đủ thông tin, không được bỏ qua.
- Khi lựa chọn loại HĐĐT trong trường “Loại hoá đơn”, cần chọn đúng loại hóa đơn đã đăng ký hoặc được cấp trước đó.
- Tại trường “Ký hiệu hóa đơn”, chỉ cần điền vào các chữ số từ C để tra cứu HĐĐT có mã của cơ quan thuế hoặc K đối với hóa đơn không có mã.
- Tại trường “Số hóa đơn”, có thể nhập cả 2 định dạng số hóa đơn, bao gồm từ 1 chữ số hoặc tối đa 8 chữ số.
- Tại trường “Tổng tiền thanh toán”, cần nhập thông tin số tiền thanh toán theo định dạng số.
Một vài lưu ý khi điền các trường dữ liệu tra cứu
2.3 Tra cứu bằng cách đăng nhập tại cổng thông tin HĐĐT
Cách này áp dụng cho các doanh nghiệp đã đăng ký và sử dụng HĐĐT theo Thông tư 78 và Nghị định 123. Để tra cứu thông tin HĐĐT, bạn có thể thực hiện hai bước sau:
Bước 1: Truy cập vào trang web https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ và đăng nhập bằng thông tin đã được cơ quan Thuế cấp trước đó.
Bước 2: Chọn mục “Tra cứu” và sau đó chọn “Tra cứu hóa đơn” để tiếp tục quá trình tra cứu.
Bước 3: Chọn “Tra cứu HĐĐT bán ra/mua vào” để tiếp tục quá trình tra cứu. Kết quả sẽ được hiển thị trực tiếp trên màn hình, bao gồm tất cả thông tin về Thông tư 78 và Nghị định 123.
Để xem chi tiết hóa đơn, nhấn nút “Tìm kiếm” và chọn hóa đơn muốn xem trong vùng hiển thị kết quả. Sau đó, bạn có thể thực hiện các chức năng như Xem/ In/ Xuất Excel/ Xuất XML.
Những cách tra cứu hoá đơn bên trên cũng có thể áp dụng để tra cứu hoá đơn MISA.
Tra cứu hoá đơn bằng cách đăng nhập tại cổng thông tin HĐĐT
3. Các trường hợp ngừng sử dụng HĐĐT
Các đối tượng như doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có thể ngừng sử dụng HĐĐT khi có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế. Trong trường hợp này, họ phải thông báo cho cơ quan Thuế về việc ngừng sử dụng HĐĐT và chuyển sang sử dụng phương thức khác để lập hóa đơn (Theo Khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
Các trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có thể chấm dứt hiệu lực mã số thuế hoặc thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo về không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký:
- Chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
- Thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo về tình trạng không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
- Thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền về việc tạm ngừng kinh doanh.
- Có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng HĐĐT để thực hiện cưỡng chế nợ thuế.
- Sử dụng HĐĐT để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ hoặc lập HĐĐT phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân.
- Cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật.
Ngừng dùng HDDT khi được xác minh không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký
4. Một số lưu ý
Khi tra cứu HĐĐT, bạn cần lưu ý những điểm sau đây:
- Kiểm tra kết nối internet trước khi bắt đầu tra cứu để đảm bảo tốc độ và độ ổn định của mạng.
- Kiểm tra thông tin trên HĐĐT trước khi nhập vào các trường tra cứu để tránh nhập sai thông tin và không tìm thấy kết quả.
- Sử dụng các thông tin chính xác và đầy đủ như mã hóa đơn, số tiền, ngày tháng năm để tra cứu kết quả chính xác.
- Kiểm tra cẩn thận các kết quả tra cứu để đảm bảo các thông tin trên HĐĐT được nhập đúng và không bị sai sót.
Kiểm tra kỹ thông tin trước khi nhập vào để tra cứu
Bên trên là hướng dẫn các cách tra cứu HĐĐT đơn giản nhất. Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình tra cứu, hãy tìm kiếm các hướng dẫn trên trang web của cơ quan thuế hoặc liên hệ với đội ngũ hỗ trợ khách hàng của The Smile để được giải đáp thắc mắc.
Các dịch vụ tại The Smile:
- Kế toán trọn gói.
- Thành lập doanh nghiệp.
- Rà soát sổ sách Kế toán.
- Lao động – BHXH.
Chúng tôi cung cấp Giải pháp Kế toán – Thuế toàn diện, kiểm soát rủi ro để doanh nghiệp an tâm tăng trưởng. Liên hệ The Smile ngay!
Email: admin@thesmile.vn
Điện thoại: 1900 8888 72
Văn phòng 1:
LP-03.16 toà Landmark Plus (nội khu Landmark 81), Vinhomes Central Park, 720A Điện Biên Phủ, P.22, Bình Thạnh, TP.HCM
Văn phòng 2:
27 (R4-83) Hưng Gia 1, Phú Mỹ Hưng, P.Tân Phong, Q.7, Tp.HCM
Văn phòng 3:
106/19B Lưu Chí Hiếu, P.Tây Thạnh, Q.Tân Phú, Tp.HCM
