Hiện nay, việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân trực tuyến tại nhà đã trở nên dễ dàng hơn rất nhiều so với trước đây, giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho người nộp thuế. Trong bài viết sau đây, The Smile sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về việc tự quyết toán thuế TNCN online vào năm 2023, mời quý độc giả cùng theo dõi.
Tìm hiểu cách tự quyết toán thuế TNCN mới nhất
1. Khái niệm quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là quá trình mà người nộp thuế thực hiện để kê khai và xác định số tiền thuế thu nhập cá nhân (TNCN) phải nộp cho năm tài chính đã qua, từ đó xác định số tiền thuế còn thiếu hoặc nộp thừa, tạo cơ sở cho việc hoàn thuế TNCN.
2. Quyết toán thuế thu nhập cá nhân áp dụng cho những cá nhân nào?
2.1. Đối với ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân
- Đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thì phải tự quyết toán thuế, ngay cả khi không làm việc đủ 12 tháng trong năm dương lịch.
- Trong trường hợp cá nhân là người lao động và đã chuyển từ tổ chức cũ sang tổ chức mới do sáp nhập, hợp nhất, chia, tách hoặc thay đổi loại hình doanh nghiệp, hoặc khi tổ chức cũ và tổ chức mới thuộc cùng một hệ thống, cá nhân đó được quyền ủy quyền tổ chức mới thực hiện quyết toán thuế thay mình với giấy ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
- Nếu cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động trong thời gian từ 03 tháng trở lên tại một địa điểm và thực tế làm việc tại đó, cá nhân đó phải tự quyết toán thuế, ngay cả khi thời gian làm việc chưa đủ 12 tháng trong năm. Tuy nhiên, nếu có thu nhập vãng lai từ các nơi khác, với mức thu nhập trung bình không quá 10 triệu đồng mỗi tháng và đã được khấu trừ thuế 10%, không cần quyết toán thuế cho phần thu nhập đó.
- Nếu cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức trả thu nhập, và tổ chức này đã thực hiện quyết toán thuế thay cho cá nhân, nhưng sau đó phát hiện cá nhân thuộc diện trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế, thì tổ chức trả thu nhập không điều chỉnh lại quyết toán thuế TNCN của mình. Thay vào đó, tổ chức sẽ cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân theo số quyết toán và ghi rõ thông tin về việc quyết toán thuế của cá nhân tại dòng (số thứ tự) của Phụ lục Bảng kê 05-1/BK-TNCN. Cá nhân sẽ phải tự quyết toán thuế với cơ quan thuế cùng với giấy tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
Ủy quyền quyết toán thuế TNCN
2.2. Đối với tổ chức trả thu nhập từ tiền lương, tiền công
Các tổ chức và cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công phải khai báo và quyết toán thuế TNCN mà không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không. Nếu tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập được ủy quyền quyết toán thuế TNCN, thì họ cũng phải thực hiện quyết toán thuế và không được trừ thiếu.
Nếu cá nhân có ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cho tổ chức và số thuế phải nộp thêm sau quyết toán của họ từ 50.000 đồng trở xuống thuộc diện được miễn thuế, thì tổ chức trả thu nhập vẫn phải khai báo thông tin cá nhân đó tại hồ sơ khai quyết toán thuế của mình, và không được tổng hợp số thuế phải nộp thêm của các cá nhân có số thuế phải nộp thêm từ 50.000 đồng trở xuống.
Nếu cá nhân là người lao động được chuyển từ tổ chức cũ sang tổ chức mới do sáp nhập, hợp nhất, chia, tách hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, hoặc khi tổ chức cũ và tổ chức mới thuộc cùng một hệ thống, tổ chức mới phải quyết toán thuế cho toàn bộ thu nhập từ cả tổ chức cũ và tổ chức mới theo ủy quyền của cá nhân. Tổ chức mới cũng cần thu lại chứng từ khấu trừ thuế TNCN mà tổ chức cũ đã cung cấp cho người lao động, nếu có.
Tổ chức trả thu nhập từ tiền lương, tiền công
2.3. Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan Thuế
Nếu cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công muốn quyết toán thuế TNCN trực tiếp với cơ quan thuế, họ có thể làm điều này nếu có số thuế phải nộp thêm hoặc số thuế nộp thừa để đề nghị hoàn hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.
Nếu cá nhân cư trú trong năm dương lịch đầu tiên dưới 183 ngày hoặc tính trong 12 tháng liên tục từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam là từ 183 ngày trở lên, năm đầu tiên để quyết toán thuế sẽ là 12 tháng liên tục tính từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam.
Trước khi rời khỏi Việt Nam, cá nhân người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc cần thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế. Nếu cá nhân chưa thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế, họ có thể ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập hoặc cá nhân khác quyết toán thuế theo quy định.
Cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan Thuế
Tổ chức trả thu nhập hoặc cá nhân khác nhận ủy quyền quyết toán thuế có trách nhiệm chịu trách nhiệm về số thuế TNCN phải nộp thêm hoặc được hoàn trả số thuế nộp thừa của cá nhân.
Trong trường hợp cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công và đồng thời thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo ảnh hưởng đến khả năng nộp thuế, họ không được cho phép ủy quyền cho tổ chức hoặc cá nhân khác để thực hiện quyết toán thuế thay mà phải trực tiếp khai quyết toán với cơ quan thuế theo quy định.
3. Hồ sơ quyết toán thuế TNCN trực tiếp
- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo mẫu 02/QTT-TNCN được ban hành kèm theo Thông tư 80.
- Thông tư 80 cũng đi kèm với mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN, trong đó có bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc.
- Bản sao các chứng từ thuế chứng minh số thuế đã khấu trừ hoặc tạm nộp trong năm, cũng như số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có).
- Bản sao các chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ khuyến học, quỹ nhân đạo (nếu có).
- Trong trường hợp cá nhân nhận thu nhập từ tổ chức, đại sứ quán, lãnh sự quán hoặc từ nước ngoài, yêu cầu họ cung cấp các tài liệu chứng minh về số tiền đã được trả từ đơn vị hoặc tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài.
Giấy tờ để quyết toán thuế TNCN
4. Thủ tục quyết toán thuế TNCN
- Bước 1: Để tra cứu thuế thu nhập cá nhân online hoặc quyết toán thuế thu nhập cá nhân online, truy cập trang Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế qua địa chỉ sau: https://canhan.gdt.gov.vn/.
- Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống nộp thuế cá nhân.
Nếu bạn đã có tài khoản đăng nhập, hãy chọn tùy chọn “Đăng nhập” và điền đầy đủ thông tin cần thiết trong bảng (2), bao gồm “Mã số thuế” và “Mã kiểm tra”. Sau đó, nhấp vào nút “Tiếp tục”.
Tiếp tục nhập thông tin cá nhân vào các trường tương ứng:
- Mã số thuế
- Ngày cấp mã số thuế
- Cơ quan thuế tỉnh/Thành phố
- Cơ quan quản lý thuế
- Sau khi điền đầy đủ thông tin, nhấp vào nút “Đăng nhập” để tiếp tục.
Thực hiện đăng nhập vào hệ thống
- Bước 3: Trên giao diện đăng nhập, chọn “Quyết toán thuế”, sau đó chọn “Kê khai thuế trực tuyến”.
Sau khi đăng nhập thành công, hệ thống sẽ hiển thị bảng chọn thông tin tờ khai. Dưới đây là các trường thông tin mà bạn cần điền đầy đủ theo yêu cầu (* là những mục bắt buộc):
- Tên người gửi*: Hệ thống sẽ tự động điền theo thông tin đăng ký của bạn.
- Địa chỉ liên hệ*: Hệ thống sẽ tự động điền theo thông tin đăng ký của bạn.
- Điện thoại liên lạc*: Tự động theo thông tin đăng ký thuế của bạn.
- Địa chỉ email*: Tự động theo thông tin đăng ký thuế của bạn.
- Chọn tờ khai: Bạn cần chọn tờ khai phù hợp với trường hợp của bạn.
- Cục Thuế: Hệ thống sẽ tự động điền theo thông tin đăng ký của bạn.
- Chi cục Thuế sẽ tự động điền thông tin dựa trên đăng ký của bạn khi điền tờ khai.
- Tùy thuộc vào tình huống cá nhân, bạn có thể lựa chọn giữa tờ khai chính thức hoặc tờ khai bổ sung.
- Năm kê khai: Hệ thống sẽ tự động điền theo thông tin đăng ký (bạn có thể chỉnh sửa nếu cần).
Thực hiện các bước quyết toán thuế
Trong trường hợp bạn tự quyết toán thuế TNCN, hãy chọn tờ khai 02/QTT-TNCN – Tờ khai quyết toán thuế TNCN (Thông tư 80/2021/TT-BTC).
Sau khi đăng nhập thành công, bạn tiếp tục tích chọn vào ô tương ứng với trường hợp quyết toán thuế của mình. Dưới đây là ba trường hợp mà bạn có thể lựa chọn:
- Trường hợp 1: Người nộp thuế chỉ có duy nhất 01 nguồn thuế trực tiếp trong năm từ làm việc tại các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán tại Việt Nam hoặc nguồn thu nhập từ nước ngoài (không khấu trừ tại nguồn).
- Chọn “Cục thuế” mà bạn đã khai trực tiếp trong năm tại ô “Cục thuế” trên giao diện.
- Chọn “Quyết toán theo năm dương lịch” trong trường “Trường hợp quyết toán thuế”.
- Chọn “Tờ khai chính thức” trong trường “Loại tờ khai”.
Sau khi hoàn tất các thông tin, nhấn “Tiếp tục”.
- Trường hợp 2: Người nộp thuế có từ 02 nguồn thuế trực tiếp khác nhau trong năm, bao gồm cả trường hợp có thuế khấu trừ tại nguồn từ tổ chức trả thuế.
- Tự kê khai các nguồn thu nhập và thông tin liên quan.
- Chọn “Quyết toán theo năm dương lịch”.
- Chọn “Tờ khai chính thức”.
- Nhấn “Tiếp tục”.
- Trường hợp 3: Người nộp thuế không trực tiếp khai thuế trong năm, chỉ có nguồn thuế khấu trừ qua tổ chức trả thuế và có thông tin về việc thay đổi nơi làm việc.
- Khiến thông tin về việc thay đổi nơi làm việc.
- Chọn “Quyết toán theo năm dương lịch”.
- Chọn “Tờ khai chính thức”.
- Nhấn “Tiếp tục”.
Các trường hợp quyết toán thuế thông thường
Sau khi hoàn tất các thông tin trên, bạn nhấn “Tiếp tục” để tiếp tục quyết toán thuế.
- Bước 4: Điền thông tin kê khai trực tuyến
Tiếp theo, bạn thực hiện việc khai các thông tin nộp thuế trên tờ khai theo mẫu.
Hãy đảm bảo điền đầy đủ và chính xác các mục thông tin. Sau khi hoàn thành việc điền thông tin, nhấn vào nút “Hoàn thành kê khai”.
Tiếp tục điền thông tin kê khai trực tiếp
- Bước 5: Kết xuất file XML
Nhấn vào nút “Kết xuất XML” để tải xuống file tờ khai đã điền thông tin về máy tính.
- Bước 6: Nộp tờ khai
Chọn “Nộp tờ khai” và sau đó nhập “Mã kiểm tra” để xác thực việc nộp tờ khai, sau đó nhấn “Tiếp tục”.
Sau khi hoàn thành, hệ thống sẽ hiển thị thông báo nộp tờ khai thành công.
- Bước 7: In tờ khai
Khi bạn đã kết xuất file XML, hệ thống sẽ cung cấp file tờ khai theo định dạng XML. Người nộp thuế cần thực hiện việc “In tờ khai” để có bản giấy để nộp cho cơ quan thuế và tạo thành hồ sơ khấu trừ.
Mở file “Kết xuất XML”, sau đó chọn in 02 bản sao, tiếp theo ký tên người nộp thuế.
- Bước 8: Nộp chứng từ khấu trừ thuế và tờ khai tại Bộ phận 1 cửa
Người nộp thuế mang theo CMND/CCCD, chứng từ khấu trừ thuế và tờ khai thuế đã in (có chữ ký) để nộp tại Bộ phận 1 cửa của cơ quan thuế, nơi đã nộp tờ khai trực tuyến, để hoàn tất quy trình.
Trên đây The Smile đã cung cấp hướng dẫn về cách quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) trực tuyến cho năm 2023. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích cho quý độc giả. Đừng quên theo dõi The Smile để cập nhật thêm những quy định về quyết toán thuế thu nhập cá nhân mới nhất.
Các dịch vụ tại The Smile:
- Kế toán trọn gói.
- Thành lập doanh nghiệp.
- Rà soát sổ sách Kế toán.
- Lao động – BHXH.
Chúng tôi cung cấp Giải pháp Kế toán – Thuế toàn diện, kiểm soát rủi ro để doanh nghiệp an tâm tăng trưởng. Liên hệ The Smile ngay!
Email: admin@thesmile.vn
Điện thoại: 1900 8888 72
Văn phòng 1:
LP-03.16 toà Landmark Plus (nội khu Landmark 81), Vinhomes Central Park, 720A Điện Biên Phủ, P.22, Bình Thạnh, TP.HCM
Văn phòng 2:
27 (R4-83) Hưng Gia 1, Phú Mỹ Hưng, P.Tân Phong, Q.7, Tp.HCM
Văn phòng 3:
106/19B Lưu Chí Hiếu, P.Tây Thạnh, Q.Tân Phú, Tp.HCM
