Qua bài viết, The Smile sẽ chia sẻ với các bạn hướng dẫn lập báo cáo tài chính (BCTC) trên Misa và Excel chính xác, hiệu quả cũng như hạn chế tối đa rủi ro, sai sót.
1. Hướng dẫn lập BCTC trên Misa
1.1. Ưu nhược điểm khi lập BCTC trên Misa
Ưu điểm:
Là một trong những phần mềm kế toán phổ biến tại Việt Nam, MISA SME đang trở thành sự lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp. Bởi vì phần mềm này tổng hợp nhiều tính năng kế toán ưu việt, đầy đủ và chính xác, cùng với khả năng hệ thống hóa đơn điện tử và giao dịch ngân hàng trực tuyến. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian đáng kể.
Phần mềm kế toán Misa tích hợp nhiều tính năng kế toán ưu việt, được nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng
Lập BCTC trên Misa có những ưu điểm sau:
- Về giao diện và trải nghiệm người dùng, phần mềm MISA mang phong cách thiết kế truyền thống, với việc mở nhiều cửa sổ con khi nhập dữ liệu vào danh mục. Khi sửa dữ liệu trên chứng từ, bạn cần phải nhấp vào nút chỉnh sửa để thực hiện sửa đổi.
- Phần mềm tự động cập nhật phiên bản mới nhất, giúp doanh nghiệp luôn cập nhật với các quy định và thông tư mới nhất từ Bộ Tài chính. Điều này đảm bảo rằng các kế toán viên sẽ không bỏ lỡ bất kỳ quy định nào và tránh gặp phải những sai sót không cần thiết trong quá trình làm việc.
- Hạch toán trong phần mềm MISA có đặc điểm là hạch toán đôi tài khoản dưới dạng lưới và lưu trữ danh sách các bút toán thường sử dụng. Nó cũng tự động nhập liệu chứng từ để tăng hiệu suất công việc. Hệ thống này còn tự động hạch toán các chứng từ mua hàng từ hóa đơn điện tử đầu vào từ nhiều nhà cung cấp hóa đơn điện tử.
- Phần mềm kế toán MISA cũng đảm bảo tính chính xác của dữ liệu và có khả năng kiểm tra để phát hiện sớm các sai sót. Điều này đặc biệt hữu ích trong quá trình báo cáo thuế và đảm bảo tính nhất quán của số liệu kế toán.
- Về tính kết nối, việc đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán giúp giảm thiểu việc phải sửa chữa sai sót khi gửi báo cáo thuế. Hơn nữa, hệ thống phần mềm này luôn được cập nhật với các quy định mới nhất từ Chính phủ, giúp quá trình báo cáo thuế trở nên đơn giản hơn. MISA cũng kết nối với các cơ quan nhà nước, tổng cục thuế và thực hiện các dự án ngành dọc, đảm bảo tính khớp và tốt trong việc xuất báo cáo thuế.
Nhược điểm:
- Bên cạnh các tiện ích cùng với hệ thống thông tin khoa học và tối ưu, phần mềm kế toán của Misa đòi hỏi máy tính phải có cấu hình tương đối cao để đảm bảo hiệu suất ổn định của chương trình;
- Thường xuyên cần bảo trì hoặc nâng cấp hệ thống, do đó, đôi khi có thể xảy ra lỗi hoặc hiệu suất chậm chạp;
Một trong những nhược điểm của phần mềm kế toán Misa đó là thường xuyên phải bảo trì hoặc nâng cấp hệ thống
- Phần hệ tính giá thành chưa được nhà sản xuất chú ý phát triển;
- Các báo cáo xuất ra file Excel thường không được sắp xếp theo thứ tự ban đầu, điều này có thể tạo ra sự phiền toái và tốn thời gian cho người dùng khi phải điều chỉnh lại báo cáo;
- Vẫn còn vấn đề về việc xử lý hoa hồng trong nghiệp vụ xử lý tiền lương chưa được giải quyết một cách toàn diện;
- Khó khăn gặp phải khi in sổ chi tiết do sổ chi tiết không được thiết kế cẩn thận như sổ cái.
1.2. Các bước lập báo cáo tài chính trên Misa
Cách lập BCTC trên Misa được thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1: Mở BCTC trên Misa
Đầu tiên, khách hàng truy cập vào hệ thống → Sau đó, vào Mục Tổng hợp → Tiếp theo, chọn phần Lập BCTC → Bấm vào Thêm → Cuối cùng, chọn BCTC chính (Hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + N).
Bước 2: Chọn Kỳ báo cáo
Sau khi bạn đã chọn mục “BCTC,” một cửa sổ hiển thị để bạn chọn các tham số báo cáo. Trong phần mềm Misa, bạn có thể lựa chọn kỳ báo cáo theo năm, quý, tháng, 6 tháng đầu năm, 6 tháng cuối năm hoặc theo khoảng thời gian tùy ý phù hợp với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp của bạn.
LƯU Ý: Nếu bạn làm việc với dữ liệu đa chi nhánh và muốn lập BCTC tổng hợp cho công ty mẹ (Tổng), nếu bạn chọn tùy chọn “Bù trừ công nợ” giữa các chi nhánh cho cùng một đối tượng, thì phần mềm sẽ thực hiện việc bù trừ công nợ của cùng một đối tượng giữa các chi nhánh phụ thuộc trong hệ thống.
Bước 3: Chọn BCTC cần lập
Sau khi đã chọn kỳ báo cáo, tiếp theo, chúng ta sẽ lựa chọn các báo cáo cần thực hiện. Trong số các báo cáo, Bảng cân đối kế toán B01-DN là một trong những báo cáo không thể thiếu của bộ BCTC. Do đó, chương trình đã mặc định chọn tùy chọn này và không cho phép bạn bỏ chọn nó.
Tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, bạn có thể lựa chọn các loại báo cáo khác cần thiết trên cửa sổ tham chiếu. Nếu doanh nghiệp sử dụng phương pháp trực tiếp trong Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bạn sẽ chọn Báo cáo B03-DN; nếu sử dụng phương pháp gián tiếp, bạn sẽ lựa chọn Báo cáo B03-DN-GT.
Các tác vụ thiết lập BCTC trên phần mềm kế toán Misa khá đơn giản, nhanh chóng, độ chính xác cao
Bước 4: Nội dung cách lập BCTC trên Misa
Sau khi đã lựa chọn tất cả các báo cáo mà bạn muốn lập, hãy nhấn vào nút “Xác nhận.” Khi thực hiện thao tác này, chương trình sẽ tự động trích xuất các dữ liệu cần thiết để điền vào các báo cáo đã chọn.
- Mục đầu tiên trong danh sách là B01-DN, đó là Bảng cân đối kế toán.
- Trong trường hợp Bảng cân đối kế toán không khớp, bạn có thể xác định nguyên nhân bằng cách sử dụng tính năng “Kiểm tra” nằm ở góc phải của tab B01-DN.
- Đối với các dữ liệu liên quý hoặc liên năm, chương trình sẽ tự động lấy dữ liệu và điền vào cột “Quý trước/Năm trước.” Tuy nhiên, đối với dữ liệu không có liên quý hoặc liên năm, bạn sẽ cần phải tự nhập dữ liệu.
- Trong phần mềm Misa, các công thức trong các BCTC đã được thiết lập để lấy dữ liệu một cách tự động. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tùy chỉnh các công thức này, bạn có thể sử dụng tính năng “Thiết lập công thức.”
Để thiết lập công thức, bạn chỉ cần thực hiện các bước sau:
- Nhấp vào mục “Thiết lập công thức.”
- Chỉnh sửa phông chữ theo sở thích của bạn.
- Chọn các chỉ tiêu tài khoản tương ứng.
- Chọn “Công thức” và tiến hành thiết lập công thức theo ý muốn của bạn.
Bạn cũng có thể thêm hoặc xóa các dòng chi tiết tùy theo mục đích quản lý các chỉ tiêu tài khoản trong doanh nghiệp của bạn. Hoặc bạn có thể kiểm tra các giá trị trùng lặp và khôi phục giá trị mặc định nếu bạn muốn quay lại công thức mà phần mềm Misa đã thiết lập sẵn.
- Trong trường hợp có sự thay đổi trong chứng từ trong quá trình lập BCTC, bạn có thể sử dụng tính năng “Lấy lại dữ liệu” để cập nhật dữ liệu mới nhất lên BCTC.
- Để xoá các phụ lục trong BCTC (ví dụ: B02-DN, B03-DN, hoặc B03-DN-GT) mà đã được thêm vào, bạn chỉ cần chọn tab tương ứng và sau đó nhấp vào “Xóa phụ lục” trên thanh công cụ.
- Nếu bạn muốn bổ sung các BCTC mới, hãy chọn “Thêm phụ lục” trên thanh công cụ.
- Đối với các công ty có nhiều chi nhánh, nếu bạn lập BCTC ở cấp Tổng công ty, chương trình sẽ tự động tổng hợp dữ liệu của Tổng công ty cùng với dữ liệu từ tất cả các chi nhánh phụ thuộc.
- Tab Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh B02-DN.
- Trong trường hợp Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh xuất hiện các chứng từ điều chỉnh mà chưa xác định nghiệp vụ tương ứng, bạn có thể xác định lại nghiệp vụ cho những chứng từ này bằng cách sử dụng tính năng “Chọn nghiệp vụ cho các chứng từ,” nằm ở góc dưới bên trái của tab B02-DN.
- Tab Báo cáo lưu chuyển tiền tệ có hai phần: một là B03-DN cho phương pháp trực tiếp và hai là B03-DN-GT cho phương pháp gián tiếp.
- Để đảm bảo tính chính xác của số liệu trên báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bạn cần thực hiện bước “Chọn lại hoạt động lưu chuyển tiền tệ cho các chứng từ” và sau đó lựa chọn nghiệp vụ cùng với hoạt động lưu chuyển tiền tệ mà bạn muốn áp dụng cho từng chứng từ.
- Sau khi hoàn thành quá trình này, hãy kiểm tra lại tất cả dữ liệu trên BCTC để xem xét có xuất hiện bất kỳ chỉ tiêu nào không bình thường hay không. Nếu bạn xác nhận dữ liệu đã đúng, hãy nhấn “Lưu” và sau đó “Xuất báo cáo” để lưu trữ hoặc nộp BCTC.
2. Hướng dẫn cách lập BCTC trên Excel
2.1. Ưu nhược điểm khi lập BCTC trên Excel
Ưu điểm:
Cách lập BCTC trên Excel mang lại nhiều lợi ích thực tế cho các doanh nghiệp như sau:
- Kiểm soát và thống kê dữ liệu rõ ràng: Sử dụng Excel, bạn có khả năng tổ chức và thống kê dữ liệu một cách rõ ràng. Mỗi bảng tính có thể được phân chia và trình bày dưới dạng bảng, giúp việc tính toán và tạo số liệu thống kê trở nên trực quan và hiệu quả. Công cụ hàm tích hợp trong Excel giúp bạn thiết lập các công thức tính toán một cách đơn giản và chính xác.
Excel cũng là một công cụ được nhiều kế toán viên sử dụng trong việc tạo lập các BCTC
- Linh hoạt trong việc quản lý cột dữ liệu: Trong quá trình lập BCTC, Excel cho phép bạn linh hoạt thêm hoặc xóa các cột dữ liệu và sắp xếp chúng theo các tiêu chí khác nhau. Điều này giúp cá nhân kế toán tùy chỉnh báo cáo sao cho phù hợp và dễ dàng nhất để đạt được hiệu suất tối ưu.
- Dễ dàng cài đặt và sử dụng miễn phí: Excel là một phần mềm phổ biến và dễ dàng cài đặt. Hơn nữa, nó có phiên bản miễn phí (Excel Online) và có thể được sử dụng trực tuyến hoặc tải về trên máy tính cá nhân mà không phải trả phí. Vì lẽ đó, nhiều doanh nghiệp nhỏ vẫn ưa thích sử dụng Excel để tiết kiệm chi phí.
Nhược điểm:
Sự thay đổi từ việc lập BCTC trên Excel sang sử dụng phần mềm đã trở thành sự lựa chọn hàng đầu của nhiều kế toán, vì nhiều lý do sau đây:
- Lập BCTC trên Excel đòi hỏi nhiều thời gian cho việc nhập liệu, kiểm tra số liệu và chứng từ. Khi sử dụng phần mềm, việc này trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.
Việc sử dụng Excel để lập BCTC đòi hỏi nhiều thời gian để nhập liệu và kiểm tra chứng từ
- Excel thường dễ dẫn đến sai sót do các lỗi trong công thức hoặc không khớp dữ liệu đầu vào. Phần mềm kế toán cung cấp kiểm tra tự động giúp giảm nguy cơ sai sót và tiết kiệm thời gian cho việc tìm kiếm lỗi.
- Phần mềm kế toán thường tích hợp các phân hệ giúp tự động lập báo cáo, loại bỏ việc phải thực hiện liên kết dữ liệu giữa các sheet như trong Excel. Điều này giúp giảm bớt rủi ro sai sót.
- Đối với các doanh nghiệp tầm trung và có số lượng giao dịch lớn, việc kiểm tra số liệu trên Excel có thể mất hàng ngày hoặc hàng tuần. Sử dụng phần mềm giúp giảm thời gian và nâng cao hiệu suất.
- Excel không tự động cập nhật dữ liệu vào mẫu BCTC, việc này phải được thực hiện thủ công. Phần mềm kế toán thường tự động cập nhật dữ liệu, giúp tiết kiệm thời gian.
- Phần mềm kế toán giúp quản lý và tạo lịch nộp báo cáo dễ dàng hơn, giảm áp lực từ hạn chót nộp của công ty, đối tác, khách hàng và cơ quan quản lý nhà nước.
- Excel thường có các vấn đề liên quan đến bảo mật dữ liệu, có thể dẫn đến mất dữ liệu hoặc việc truy cập trái phép. Phần mềm kế toán thường có chế độ bảo mật tốt hơn, giữ an toàn dữ liệu hiệu quả hơn.
- Việc sử dụng phần mềm kế toán đã trở thành một lựa chọn thông minh để tối ưu hóa quá trình lập BCTC và đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng cho doanh nghiệp.
2.2. Cách lập báo cáo tài chính trên Excel
Các bước lập BCTC trên Excel phải đảm bảo đầy đủ các báo cáo sau đây:
2.2.1. Bảng cân đối phát sinh của năm
Để lập bảng cân đối phát sinh năm tương tự như cân đối phát sinh tháng, bạn cần thực hiện các bước sau:
- Sao chép danh mục tài khoản (TK): Sao chép danh mục đầy đủ từ Danh mục tài khoản (DMTK) về bảng cân đối phát sinh năm.
- Dư Nợ và Dư Có đầu kỳ: Sử dụng hàm VLOOKUP để tìm giá trị dư nợ và dư có đầu kỳ từ Bảng Cân đối phát sinh tháng 1 và sao chép chúng vào bảng cân đối phát sinh năm.
- Phát sinh Nợ và Phát sinh Có: Sử dụng hàm SUMIF để tổng hợp tất cả các tháng từ Bảng Nhập liệu (BNL) và sao chép kết quả vào cột phát sinh Nợ và phát sinh Có trong bảng cân đối phát sinh năm.
- Dư Nợ và Dư Có cuối kỳ: Sử dụng hàm MAX để tìm giá trị lớn nhất trong cột phát sinh Nợ và phát sinh Có trong bảng cân đối phát sinh năm và sao chép giá trị này vào cột dư Nợ và dư Có cuối kỳ.
- Dòng tổng cộng: Sử dụng hàm SUBTOTAL để tính tổng cộng cho các cột trong bảng cân đối phát sinh năm.
- Chỉ tiêu cột TS, DT, CP (Tài sản, Doanh thu, Chi phí): Xác định xem các tài khoản trên Bảng Cân đối phát sinh năm ứng với những chỉ tiêu nào trên Báo cáo kết quả kinh doanh (BC kết quả kinh doanh) và Bảng cân đối kế toán (BCTC). Sau đó, gắn mã số của chỉ tiêu đó cho tài khoản tương ứng trong bảng cân đối phát sinh năm.
- Làm theo các bước này sẽ giúp bạn tạo bảng cân đối phát sinh năm và liên kết nó với các chỉ tiêu tài chính quan trọng trong BC kết quả kinh doanh và BCTC.
Trong quá trình lập bảng cân đối phát sinh của năm, khách hàng có thể linh hoạt thêm hoặc xóa các cột dữ liệu
2.2.2. Bảng cân đối kế toán
Để lập bảng cân đối kế toán đúng, bạn cần tuân theo các nguyên tắc sau:
- Thời điểm cuối năm tài chính: Bảng cân đối kế toán dựa vào thời điểm cuối năm tài chính để lập.
- Tổng Nguồn vốn và Tổng Tài sản: Để bảng cân đối kế toán đúng, tổng Nguồn vốn phải bằng tổng Tài sản.
- Cột số năm trước: Dựa vào cột năm nay của “Bảng Cân Đối Kế Toán” năm trước.
- Cột số năm nay: Sử dụng hàm SUMIF cho các chỉ tiêu tương ứng để lấy số liệu từ Bảng Cân Đối Phát Sinh (CĐPS).
- Dãy điều kiện: Được xác định bằng cột “NV” đối với các mã số thuộc phần nguồn vốn hoặc cột “TS, DT, CP” đối với các mã số thuộc phần Tài sản.
- Điều kiện cần tính: Đây là các ô mã số trên bảng CĐKT.
- Dãy tính tổng: Đây là cột Dư nợ đối với các mã số thuộc phần Tài sản và cột Dư nợ Có đối với các mã số thuộc phần nguồn vốn.
Tuân theo các nguyên tắc này sẽ giúp bạn lập bảng cân đối kế toán chính xác và đáp ứng các yêu cầu tài chính của doanh nghiệp.
2.2.3. Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Bảng báo cáo kết quả kinh doanh được lập cho một thời kỳ cụ thể, bao gồm các thành phần sau:
- Cột số năm trước: Dựa vào cột tương ứng trong “Báo cáo kết quả kinh doanh” của năm trước.
- Cột số năm nay: Sử dụng hàm SUMIF để lấy số liệu từ Bảng Cân Đối Phát Sinh (CĐPS).
- Dãy điều kiện: Được xác định bằng cột “TS, DT, CP” trên CĐPS năm.
- Điều kiện cần tính: Là các ô mã số trên báo cáo kết quả kinh doanh.
- Dãy tính tổng: Đây là cột phát sinh Nợ trên chi phí phát sinh trong năm.
Bảng báo cáo kết quả kinh doanh tổng hợp và thể hiện kết quả tài chính của doanh nghiệp trong một giai đoạn thời gian cụ thể. Các cột số năm trước và số năm nay cung cấp thông tin về sự thay đổi trong kết quả kinh doanh giữa hai năm khác nhau.
Khách hàng có thể dễ dàng tạo báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trên Excel
2.2.4. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Để tạo báo cáo lưu chuyển tiền tệ đúng, bạn cần tuân theo các bước sau:
- Cột số năm trước: Dựa vào cột tương ứng trong “Báo cáo lưu chuyển tiền tệ” của năm trước.
- Cột số năm nay: Để tạo cột này, bạn cần thêm một cột mới trong bảng nhập liệu và đặt tên là “Chỉ tiêu lưu chuyển tiền tệ”.
- Bước 1: Bôi đen toàn bộ dữ liệu trong kỳ kế toán và áp dụng chức năng lọc.
- Bước 2: Trong cột định khoản Nợ/Có, lọc theo tài khoản 111 để hiển thị toàn bộ các giao dịch chi tiền mặt và thu tiền mặt.
- Bước 3: Tiếp theo, lọc từng tài khoản đối ứng lần lượt với tài khoản 111. Dưới cột “Diễn giải”, bạn sẽ thấy nội dung giao dịch tương ứng. Gắn mã số của chỉ tiêu lưu chuyển tiền tệ cho từng giao dịch này.Nếu bạn không biết giao dịch nên gắn vào chỉ tiêu nào, bạn có thể đưa chúng vào chỉ tiêu “Chi khác” hoặc “Thu khác” từ hoạt động kinh doanh.
- Bước 4: Khi đã gắn mã số chỉ tiêu cho tất cả các giao dịch liên quan đến tài khoản 111, bạn hủy lọc tại cột tài khoản đối ứng. Sau đó, trong cột TK Nợ/Có, lọc theo tài khoản 112 và thực hiện tương tự như với tài khoản 111.
- Bước 5: Đặt hàm SUMIF cho cột Số năm nay của Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ cho từng chỉ tiêu.
- Bước 6: Sao chép công thức từ ô “Thu” và thêm dấu trừ (-) trước các chỉ tiêu “Chi”. Sao chép công thức này cho tất cả các chỉ tiêu “Chi” còn lại.
- Bước 7: Sử dụng hàm SUM để tính tổng các chỉ tiêu 20, 30, 40, 50 để tính ra chỉ tiêu 60 từ Tiền gửi và tiền mặt đầu năm.
Lưu ý rằng quy trình lập báo cáo tài chính này giúp bạn cân đối dòng ra và dòng vào của tiền trong doanh nghiệp và đảm bảo rằng chỉ tiêu (70) trên báo cáo lưu chuyển tiền tệ phù hợp với chỉ tiêu (110) trên bảng cân đối kế toán.
2.2.5. Bản thuyết minh BCTC
Là báo cáo giải thích thêm cho các BCTC như Báo cáo kết quả kinh doanh, Bảng cân đối kế toán, Bảng cân đối số phát sinh năm và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ là một phần quan trọng trong quy trình tài chính của một doanh nghiệp. Đây là cách để cung cấp thông tin chi tiết và minh bạch hơn về các số liệu và sự thay đổi trong tài chính của doanh nghiệp. Điều này giúp các bên liên quan, như cổ đông, nhà đầu tư và các bên quản lý, hiểu rõ hơn về tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Để thực hiện báo cáo giải thích này, chúng ta sẽ sử dụng thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như Báo cáo kết quả kinh doanh (BC KQKD), Bảng cân đối kế toán (BCKT), Bảng cân đối số phát sinh năm (BCBS PSN), Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (BCLCTT), Bảng trích khấu hao TSCĐ (đối với phần thuyết minh về Tài sản cố định) và các sổ sách kế toán liên quan.
Với bài viết trên đây, The Smile đã hướng dẫn lập BCTC trên Misa và Excel. Hy vọng rằng khách hàng đã có thêm những thông tin bổ ích để có thể sử dụng hai phần mềm trên một cách hữu ích trong công việc của mình. Nếu như doanh nghiệp của bạn đang gặp những khó khăn trong việc lập BCTC có thể liên hệ đến dịch vụ kế toán trọn gói của The Smile để được hỗ trợ tận tình.
Các dịch vụ tại The Smile:
- Kế toán trọn gói.
- Dịch vụ thành lập công ty.
- Rà soát sổ sách Kế toán.
- Lao động – BHXH.
Chúng tôi cung cấp Giải pháp Kế toán – Thuế toàn diện, kiểm soát rủi ro để doanh nghiệp an tâm tăng trưởng. Liên hệ The Smile ngay!
Email: admin@thesmile.vn
Điện thoại: 1900 8888 72
Zalo: 0918 020 040
Văn phòng 1:
LP-03.16 toà Landmark Plus (nội khu Landmark 81), Vinhomes Central Park, 720A Điện Biên Phủ, P.22, Bình Thạnh, TP.HCM
Văn phòng 2:
27 (R4-83) Hưng Gia 1, Phú Mỹ Hưng, P.Tân Phong, Q.7, Tp.HCM
Văn phòng 3:
106/19B Lưu Chí Hiếu, P.Tây Thạnh, Q.Tân Phú, Tp.HCM
