Doanh nghiệp có bắt buộc dùng chữ ký điện tử không? Bài viết sau sẽ giải đáp chi tiết về chữ ký số và những thông tin quan trọng liên quan.
CKS là thứ không thể thiếu trong thời hiện đại.
1. Chữ ký số (CKS) là gì?
Chữ ký số là gì? Đây là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi số học của một thông điệp dữ liệu, thông qua việc sử dụng hệ thống mã hóa không đối xứng.
CKS đóng vai trò quan trọng trong việc xác thực danh tính và tính toàn vẹn của dữ liệu trên môi trường điện tử. Nó đảm bảo rằng thông điệp không bị sửa đổi sau khi được ký và được gửi đi từ nguồn đáng tin cậy.
CKS giúp xác thực danh tính, tính toàn vẹn của dữ liệu trên môi trường điện tử.
1.1. Chữ ký số USB Token
Thiết bị thể hiện CKS là USB Token – Thiết bị phần cứng (USB) chứa thông tin và cặp khóa công khai và bí mật của khách hàng. Khóa công khai là thông tin công cộng và khóa riêng là thông tin bí mật được sử dụng để tạo CKS. USB Token có tính năng lưu giữ khóa bí mật và chứng thư số, đồng thời đảm bảo an toàn cho khóa riêng này.
Mỗi USB Token được gắn liền với một số series duy nhất và được kết nối với một khách hàng cụ thể. Khi nhấn nút trên Token, nó sẽ tạo ra một dãy mã số ngẫu nhiên hiển thị trên màn hình phía trên trong khoảng thời gian nhất định. Mã số này chỉ có hiệu lực đối với một giao dịch tại một thời điểm và chỉ đối với khách hàng cụ thể. Thuật toán phức tạp đảm bảo tính bảo mật cao cho chuỗi số được tạo ra.
USB Token có dung lượng lưu trữ lớn và tốc độ xử lý cao, phù hợp cho người dùng cá nhân và các cơ quan sử dụng ký với lưu lượng vừa phải. Điều này giúp bảo vệ thông tin cá nhân và đảm bảo tính toàn vẹn của các giao dịch điện tử.
USB Token lưu giữ khóa bí mật và chứng thư số, đảm bảo an toàn cho khóa riêng này.
1.2. Chữ ký số HSM (ký từ xa)
CKS HSM là một loại chữ ký số được tạo ra và quản lý bằng thiết bị phần cứng HSM (Hardware Security Module). HSM là một thiết bị vật lý được sử dụng để bảo vệ và quản lý cặp khóa chứng thư số cho các ứng dụng có tính xác thực mạnh và xử lý mật mã. Được cấu tạo từ module bảo mật phần cứng đạt chuẩn FIPS 140-2, CKS HSM cho khả năng thực hiện ký số nhanh, đáp ứng các tác vụ ký số tự động.
CKS HSM có khả năng xác thực danh tính và đảm bảo tính toàn vẹn cho các văn bản và tài liệu đã ký trên môi trường điện tử. Cùng những đặc điểm nổi bật như phân quyền linh hoạt và khả năng ký số nhiều cùng lúc, hỗ trợ ký số trực tuyến thông qua tài khoản online kết nối nó tạo ra.
CKS HSM có nhiều chức năng hữu ích, đảm bảo giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay hoặc con dấu. Nó có thể sử dụng thay thế và có giá trị pháp lý trong các giao dịch trên môi trường điện tử, như ký số hóa đơn, khai BHXH điện tử, kê khai thuế điện tử, giao dịch ngân hàng và nhiều hoạt động mua bán qua mạng khác. CKS HSM cũng hỗ trợ phân quyền dễ dàng cho những bộ phận liên quan để thực hiện ký số cùng lúc.
CKS HSM đảm bảo giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay hoặc con dấu.
2. Chức năng của CKS
CKS thay thế chữ ký viết tay trong các giao dịch thương mại điện tử, xác thực danh tính và bảo vệ tính toàn vẹn của tin nhắn và tài liệu đã gửi. Việc sử dụng CKS có rộng rãi trong doanh nghiệp, bao gồm kê khai thuế, giao dịch chứng khoán, ký hợp đồng trực tuyến, và nhiều mục đích khác.
CKS đảm bảo tính bảo mật và chính xác cho thông tin dữ liệu được bảo vệ. Nó là bằng chứng rõ ràng cho các giao dịch và giúp đảm bảo sự yên tâm trong các giao dịch của cá nhân và tổ chức.
Sử dụng CKS giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính và trao đổi thông tin, dữ liệu giữa các cơ quan nhà nước và cá nhân tổ chức.
CKS cũng đóng vai trò quan trọng trong việc ngăn chặn làm giả chữ ký và tài liệu, đảm bảo tính an toàn và đáng tin cậy của các giao dịch trực tuyến.
CKS đảm bảo tính an toàn của các giao dịch trực tuyến.
3. Quy trình sử dụng
3.1. Cách thức tạo
Cách tạo trên Microsoft Word:
- Mở file Word lên, chọn Insert trên thanh công cụ.
- Chọn Signature Line hoặc biểu tượng .
- Điền thông tin vào cửa sổ Signature Setup và nhấn OK để tạo chữ ký điện tử.
- Lưu lại file, gửi mẫu chữ ký đến người cần ký kết giấy tờ.
Cách tạo trên Microsoft Excel:
- Mở file Excel lên, chọn Insert trên thanh công cụ.
- Chọn Signature Line, Microsoft Office Signature Line.
- Điền thông tin vào cửa sổ Signature Setup và nhấn OK để cài đặt CKS.
- Lưu file và sử dụng chữ ký điện tử trong văn bản.
Cách tạo chữ ký điện tử trên PDF bằng phần mềm Foxit Reader:
- Mở file PDF bằng Foxit Reader, chọn PDF Sign và Create Signature.
- Chọn kiểu tạo chữ ký: Draw Signature hoặc Import File.
- Điền thông tin tùy chọn và lưu mẫu chữ ký.
- Chọn mẫu chữ ký và hiển thị trong văn bản cần ký.
Tìm nhà cung cấp CKS tiện lợi, uy tín và bảo mật:
- TạoCKS cần tìm nhà cung cấp dịch vụ CKS uy tín.
- Liên hệ và đăng ký sử dụng CKS. Hiện nay thì bảng giá chữ ký số cũng rất đa dạng, khách hàng có thể liên hệ với các đơn vị dịch vụ để được tư vấn, báo giá rõ ràng.
- Nhận chứng thư số và USB Token để kết nối với thiết bị ký số trong quá trình sử dụng.
- Sử dụng CKS trong các giao dịch quan trọng như giao dịch thương mại, hợp đồng, dịch vụ hành chính công điện tử.
Tìm nhà cung cấp CKS uy tín để làm việc.
3.2. Quy trình xác thực
Cách thức, quy trình kiểm tra CKS cần tuân thủ quy định tại các khoản 1 và 2 Điều 79 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính phủ.
Trước khi chấp nhận CKS, người nhận phải kiểm tra trạng thái chứng thư số, phạm vi sử dụng và các thông tin trên chứng thư số của người ký. CKS được tạo bằng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư số của người ký. Đối với CKS từ chứng thư số nước ngoài cấp giấy phép dùng tại Việt Nam, người nhận cần kiểm tra hiệu lực trên hệ thống của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực CKS quốc gia và nước ngoài cấp chứng thư số đó.
Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia đang nghiên cứu, phát triển ứng dụng cho phép người dùng ký số, kiểm tra CKS trên máy tính cá nhân, nền tảng web, đáp ứng những tiêu chuẩn kỹ thuật về CKS, đảm bảo an toàn, an ninh thông tin.
Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia xác thực CKS.
3.3. Cách sử dụng trong các tình huống khác nhau
Dưới đây là một số tình huống thường gặp mà CKS được áp dụng:
- Giao dịch thương mại điện tử: CKS được dùng để xác thực danh tính và đảm bảo tính toàn vẹn của các giao dịch trực tuyến, chẳng hạn như mua bán hàng hóa, giao dịch chứng khoán, và thanh toán điện tử.
- Dịch vụ hành chính công điện tử: CKS được sử dụng trong các thủ tục hành chính công điện tử như kê khai bảo hiểm xã hội, xin cấp giấy phép kinh doanh, các yêu cầu chứng thực văn bản hành chính, hệ thống thuế điện tử.
- Gửi và nhận email: CKS giúp xác thực người gửi và đảm bảo tính toàn vẹn của email. Điều này đặc biệt quan trọng trong các giao dịch chuyển tiền hoặc trao đổi thông tin nhạy cảm.
- Ký kết hợp đồng và thỏa thuận: CKS thay thế chữ ký viết tay trong việc ký kết các hợp đồng và thỏa thuận giữa các bên. Nó đảm bảo tính pháp lý và sự chính xác của các thỏa thuận này.
- Các hoạt động ngân hàng và tài chính: CKS được sử dụng trong các giao dịch ngân hàng, chẳng hạn như chuyển tiền, giao dịch trực tuyến, và xác nhận giao dịch tài chính.
- Xác nhận đăng ký và đăng nhập: CKS có thể được sử dụng để xác nhận đăng ký và đăng nhập vào các trang web và ứng dụng, giúp tăng cường bảo mật cho người sử dụng.
- Dịch vụ chứng thực và chứng nhận: CKS cũng được sử dụng trong các dịch vụ chứng thực và chứng nhận, đảm bảo tính xác thực và uy tín của các tổ chức và cá nhân.
CKS được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau nhằm đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực thông tin điện tử.
4. Lợi ích khi dùng
Dưới đây là một số lợi ích chính khi dùng CKS:
- Xác thực danh tính: CKS giúp xác thực danh tính của người ký và người gửi thông tin, đảm bảo rằng thông tin được gửi và nhận từ đúng người.
- Bảo mật thông tin: CKS sử dụng mã hóa để bảo mật thông tin, đảm bảo rằng dữ liệu không bị xâm phạm hoặc thay đổi trong quá trình truyền tải.
- Tính toàn vẹn của dữ liệu: CKS đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu, người nhận có thể xác nhận rằng nội dung không bị chỉnh sửa hay thay đổi sau khi đã được ký.
- Pháp lý và uy tín: CKS có giá trị pháp lý và được công nhận trong nhiều quốc gia, đảm bảo tính hợp lệ của các hợp đồng và thỏa thuận điện tử.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Sử dụng CKS giúp tiết kiệm thời gian và chi phí so với việc ký tay truyền thống. Không cần in và gửi văn bản giấy, mọi thủ tục được thực hiện nhanh chóng trên môi trường số. Khách hàng có thể gia hạn chữ ký số để sử dụng được lâu dài.
- Dễ dàng và tiện lợi: Tạo và kiểm tra CKS trở nên dễ dàng và tiện lợi với sự hỗ trợ của các công nghệ và phần mềm CKS hiện đại.
- Bảo vệ khỏi gian lận và làm giả: CKS khó bị làm giả và cản trở những hoạt động gian lận, giả mạo thông tin, đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của người gửi.
- Quản lý tài liệu hiệu quả: nâng cấp chữ ký số từ chữ ký truyền thống sẽ giúp quản lý tài liệu điện tử hiệu quả hơn, tiết kiệm không gian lưu trữ và giấy tờ.
CKS giúp tiết kiệm thời gian và chi phí so với việc ký tay truyền thống.
5. Chữ ký số có an toàn không?
CKS được coi là một phương tiện an toàn và đáng tin cậy trong việc xác thực danh tính và bảo mật thông tin trong các giao dịch điện tử và hoạt động trực tuyến. Tuy nhiên, độ an toàn của CKS phụ thuộc vào các yếu tố sau:
- Khóa bí mật và khóa công khai: CKS sử dụng cơ chế mã hóa thông tin dựa trên cặp khóa bí mật và khóa công khai. Khóa bí mật chỉ được người ký biết và giữ kín. Trong khi đó, khóa công khai được công khai và dùng để xác minh chữ ký. Độ an toàn của CKS phụ thuộc vào việc giữ kín khóa bí mật và đảm bảo tính bất khả xâm phạm của khóa bí mật này.
- Bảo mật máy tính và thiết bị ký số: Để đảm bảo an toàn cho CKS, người sử dụng phải bảo mật máy tính và thiết bị ký số của mình. Khóa bí mật và chứng thư số phải được lưu trữ và quản lý một cách an toàn, tránh rơi vào tay những kẻ không có quyền truy cập.
Mặc dù CKS có những lợi ích vượt trội về bảo mật và tính xác thực, không có hệ thống nào hoàn toàn an toàn và bất khả xâm phạm. Do đó, người sử dụng khi đăng ký chữ ký số cần tăng cường cẩn trọng, tuân thủ các quy định bảo mật, và sử dụng CKS một cách chính xác để đảm bảo tính an toàn và đáng tin cậy trong các hoạt động điện tử.
Thực tế thì CKS là một khái niệm mới đối với nhiều doanh nghiệp. Nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc hoặc khó khăn nào liên quan đến CKS, hãy liên hệ ngay với The Smile. Chúng tôi cam kết sẽ giải đáp mọi câu hỏi và cung cấp sự hỗ trợ chuyên môn về CKS. Chúng tôi luôn sẵn lòng hỗ trợ để giúp quý khách hiểu rõ hơn về công nghệ này và áp dụng nó vào hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả.
Các dịch vụ tại The Smile:
- Kế toán trọn gói.
- Thành lập doanh nghiệp.
- Rà soát sổ sách Kế toán.
- Lao động – BHXH.
Chúng tôi cung cấp Giải pháp Kế toán – Thuế toàn diện, kiểm soát rủi ro để doanh nghiệp an tâm tăng trưởng. Liên hệ The Smile ngay!
Email: admin@thesmile.vn
Điện thoại: 1900 8888 72
Văn phòng 1:
LP-03.16 toà Landmark Plus (nội khu Landmark 81), Vinhomes Central Park, 720A Điện Biên Phủ, P.22, Bình Thạnh, TP.HCM
Văn phòng 2:
27 (R4-83) Hưng Gia 1, Phú Mỹ Hưng, P.Tân Phong, Q.7, Tp.HCM
Văn phòng 3:
106/19B Lưu Chí Hiếu, P.Tây Thạnh, Q.Tân Phú, Tp.HCM
